Vorteile von Onlinebesprechungen mit Mandanten richtig nutzen

Muss jetzt immer alles online sein? Sicher nicht. Die Kunst ist es, in unserer Arbeitswelt die analoge und die digitale Welt klug zu verbinden. Lesen Sie hier, in welchen Anwendungsfällen und unter welchen technischen Voraussetzungen Sie Onlinebesprechungen mit Mandanten sinnvoll einsetzen können.

Die Anwendungsfälle

Im dritten Pandemiejahr sind Onlinebesprechungen längst zu einem normalen Kommunikationskanal geworden. Nicht nur kanzleiinterne Teamsitzungen, sondern auch Besprechungen mit Mandanten werden vermehrt online stattfinden.

Ein Anwendungsfall für Onlinemeetings sind die kurzen „Beratungen zwischendurch“: die Besprechung der monatlichen BWA, die Frage nach dem steuerlichen Modell für das neue Auto oder die Abstimmung über Fragen zum Jahresabschluss. Für eine halbe Stunde Besprechung wird in Zukunft niemand mehr bereit sein, mit dem Auto zu kommen und Zeit im Stau zu verbringen.

Tipp
Die neue Form der Kommunikation ist nicht für jeden Mandanten schon das Mittel der Wahl. Bieten Sie Ihren Mandanten eine Onlinebesprechung an, am besten in einer konkreten Situation: „Wir können das auch kurz online besprechen.“ Sie werden sehen, eine ganze Reihe von Mandanten wird darauf eingehen.

Die Vorteile: E-Mail, Telefon oder online?

Vieles regeln wir heute noch über E-Mails oder über das Telefon. Welche Vorteile bietet eine Onlinebesprechung gegenüber diesen beiden Kanälen?

  • Vorteil gegenüber der E-Mail: Sie vermeiden „E-Mail-Pingpong“. Sie können etwaige Fragen schnell im direkten Dialog klären.
  • Vorteil gegenüber dem Telefon: Die „Geheimwaffe“ des Onlinemeetings ist weniger die Kamera – die meisten Ihrer Mandanten kennen Sie ohnehin persönlich, Telefonieren bei kleineren Fragen funktioniert da wunderbar. Der entscheidende Vorteil von „Videokonferenzen“ ist das Teilen des Bildschirms. Im Gegensatz zum Telefon ist gesichert, dass beide Gesprächspartner auf dieselben Inhalte schauen. Ein Blättern des Mandanten zur „richtigen Stelle“ entfällt also. Gerade wenn Sie Ihrem Mandanten etwas erklären müssen, können Sie Schaubilder oder Texte zu Hilfe nehmen. Das Auge isst sozusagen mit.
Tipp
Richten Sie für solche Meetings einen Onlinekalender ein, in dem sich Ihre Mandanten einen Termin buchen können.

Die Technik – gar nicht so aufwendig

  • Software: Eine Meetingsoftware haben Sie wahrscheinlich schon in der Kanzlei – oder Ihr Mandant hat eine eigene, zu deren Nutzung er Sie gerne einlädt. Die Funktionalitäten sind bei allen gängigen Systemen sehr ähnlich.
  • Kamera und Ton: Eine Kamera gehört heute zur Grundausstattung eines Arbeitsplatzes. Wichtiger ist ein vernünftiges Headset – besonders, wenn Sie nicht im Einzelbüro sitzen. Für 50 € gibt es schon gute Hardware.
Tipp
Um für längere und kompliziertere Gespräche Ruhe zu haben, lohnt sich ein besonders eingerichteter Onlinearbeitsplatz (z.B. in einem Ihrer Besprechungsräume).

Fazit

Digitalisierung bei der Mandatsbearbeitung heißt mehr als Onlinebuchhaltung. Bieten Sie Ihren Mandanten, die bisher wenig digital arbeiten, auch auf dem Gebiet der Onlinebesprechungen die Möglichkeit, von Ihren Erfahrungen zu profitieren und so der eigenen Digitalisierung einen Schritt näher zu kommen. Und sichern Sie sich den Respekt der jüngeren Mandanten für Ihre moderne Arbeitsweise.

Porträt von Cordula Schneider

Cordula Schneider

Cordula Schneider, Ex-Steuerberaterin, Kanzlei- und Honoraroptimistin, Bloggerin, Referentin, Kanzleiberaterin und Anstifterin im delfi-net Steuerberater-Netzwerk www.kanzleioptimisten.de