Die Roboter sind los: Mit Milia, Botaro und Robobee sind erste Anbieter von Robotic Process Automation (RPA) für Steuerkanzleien auf dem Markt

Die Steuerbescheidprüfung ist ein höchst standardisierbarer Prozess, da vorrangig ein Abgleich der erklärten Werte mit denen des Finanzamts vorgenommen wird. Liegen alle Daten für den Abgleich elektronisch vor, kann der Vorgang mittels RPA unterstützt werden. Hierzu müssen jedoch weitere Voraussetzungen wie verlässliche Stammdaten oder funktionierende Vorlagen erfüllt sein. Wir möchten daher die Chancen und Grenzen der Innovation aufzeigen.

Die Software

Damit RPA in einer Steuerkanzlei funktionieren kann, benötigt man drei Zutaten:

  1. eine Lizenz des jeweiligen RPA-Software-Anbieters (z.B. UiPath oder Blue Prism),
  2. einen Dienstleister, der mithilfe der Software standardisierte Anwendungsfälle (use cases) entwickelt und zur Verfügung stellt, und
  3. eine maximale Standardisierung der betroffenen Prozesse.

Man kann sich den Ablauf am Beispiel der Bescheidprüfung vereinfacht wie folgt vorstellen:

In einer Eingabemaske wird der Mandant ausgewählt und grundlegende Bescheiddaten werden manuell erfasst. Das Speichern der Vorerfassung ist der Startpunkt bzw. Trigger für den Roboter.

Dieser ist eine Art virtueller Mitarbeiter mit einer echten Nutzerlizenz, der vordefinierte Klickstrecken am PC durchführt. Im konkreten Fall kann das bis zum Versand der Mandantenkorrespondenz zur Bescheidprüfung reichen, so dass kein Mensch mehr eingreifen muss.

Die Anbieter

Mit Milia, Botaro und Robobee haben sich gleich drei Anbieter von RPA-Lösungen für Steuerkanzleien am Markt platziert. Bei allen drei Unternehmen sind Steuerberater als Gründer involviert. Keine der Lösungen ist bisher im breiten Kanzleimarkt im Einsatz.

Milia bietet RPA-Lösungen für zehn verschiedene Kanzleiprozesse, z.B. Bescheidprüfung, Fakturierung oder Lohnvorerfassung.

Botaro setzt einen Schwerpunkt auf die vor- und nachbereitenden Tätigkeiten rund um die Leistungserstellung, wie die Buchung der monatlichen Abschreibung oder die Ausgabe von Jahresabschlüssen.

Robobee wirbt mit automatischer Dateikonvertierung und Überführung von Informationen aus verschiedenen Quellsystemen in ein Zielsystem (z.B. DATEV).

Die Vorteile

Der Einsatz von RPA bietet folgende Vorteile:

  • Die Übernahme redundanter und standardisierter Tätigkeiten bringt eine Zeitersparnis.
  • Die notwendige Identifizierung und Analyse gewachsener Prozesse vorab führt bereits unabhängig vom Softwareeinsatz zu einer Optimierung der Abläufe.

Die Nachteile

Der Einsatz von RPA hat die folgenden Nachteile:

  • Ohne verlässliche Stammdaten kann die Software nicht eingesetzt werden.
  • Der Weg zum Standardprozess ist beratungsintensiv, wenn die Kanzlei kein Qualitätsmanagementsystem einsetzt.
  • Anpassungen in der Softwareoberfläche oder bei den Kanzleiprozessen können eine Änderung des use case zur Folge haben.
  • Funktionen, die bisher Teil einer aufwendig programmierten Klickstrecke sind, könnten vom Softwareanbieter durch die Entwicklung einer neuen Funktion obsolet werden.

Die Kosten

Keiner der Anbieter hat bisher Preise veröffentlicht. Der Grad der Dienstleistung dürfte in Abhängigkeit vom Standardisierungsgrad der Kanzlei und der Anzahl der anzupassenden Prozesse ohnehin stark schwanken.

Fazit

Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist die Entwicklung von RPA für Steuerkanzleien sehr spannend. Deren Einsatz ist keine Science-Fiction mehr, sondern in den Kanzleien der Gründer bereits gelebte Realität.

Trotzdem ist diese Technologie nicht auf Knopfdruck verfügbar. Die Einführung ist beratungs-, zeit- und somit kostenintensiv. Zudem muss die Kanzlei bereit sein, zugunsten effizienter Prozesse auf einen gewissen Individualisierungsgrad zu verzichten.

Porträt von Niklas Tober

Niklas Tober

Niklas Tober berät als Consultant seit vielen Jahren Kanzleien bei der Entwicklung und Umsetzung von Digitalisierungsprojekten, organisiert Workshops zum Thema und befindet sich mit den führenden Köpfen der Branche im laufenden Austausch. (www.kannzlei.de).