Digitaler Rechnungsstaubsauger – einfaches Tool, große Wirkung

In vielen Steuerkanzleien heißt es „täglich grüßt das Murmeltier“, wenn Mandanten Belege immer wieder unvollständig einreichen und die mühselige Nachreichung im Kontext nahender Abgabefristen erfolgt. Dabei kann man die turnusmäßigen Abläufe dank kleiner Tools wie Invoicefetcher digital und effizient organisieren. Wir zeigen Ihnen wie.

Die Software

Invoicefetcher ist eine Software, die digitale Rechnungen automatisch aus Onlineportalen herunterlädt und an einem Ort archiviert, um sie alle 30 Minuten direkt in Buchhaltungssysteme wie DATEV Unternehmen online weiterzuleiten. Über ein persönliches E-Mail-Postfach werden zudem Einzelrechnungen bereitgestellt.

Die Vorteile

Invoicefetcher bietet folgende Vorteile:

  • Zeitersparnis und Vollständigkeit durch den vollautomatischen Download der Rechnungen aus Onlineportalen
  • frei generierbare E-Mail-Adresse für den Empfang und die direkte Weiterleitung von Kreditorenrechnungen
  • E-Mail-Rechnungen ohne PDF-Anhang (z.B. von Apple) werden automatisch in ein PDF konvertiert und hochgeladen.
  • geringer Onboarding-Aufwand beim Mandanten durch direktes Hinzufügen von Geschäftspartnern direkt nach Anmeldung
  • schlankes Dashboard ohne überfrachtete Zusatzfunktionen
  • kostenlose Version mit der Anbindung von zwei Onlineportalen
  • kostenlose Integration fehlender Onlineportale auf Wunsch des Anwenders binnen einer Woche
  • Datenübermittlung nach den Vorgaben der Auftragsdatenverarbeitung per SSL-Zertifikat

Die Nachteile

Invoicefetcher hat die folgenden Nachteile:

  • Wenn der Anwender auch die Rechnungsprüfung oder den Bezahlvorgang durchführen möchte, werden weitere Tools benötigt.
  • keine Scan-App o.ä. Lösung für Papierbelege
  • lediglich Bereitstellung der Belegbilder ohne Notizen oder Buchungsdaten

Die Kosten

Die Konditionen sind abhängig von der Anzahl der integrierten Onlineportale sowie der Nutzung des E-Mail-Uploads. Die Anzahl und die Größe der importierten Belege sind nicht relevant. Der Kundenservice ist inklusive.

Mtl. Kosten Invoicefetcher (netto)

Onlineportale

Preis

2

0,00 €

3

2,99 €

5

6,99 €

10 + E-Mail-Upload

11,99 €

25 + E-Mail-Upload

16,99 €

50 + E-Mail-Upload

26,99 €

Download
Unter www.invoicefetcher.com können Sie sich für eine kostenfreie Version registrieren. Die Nutzung der Cloudanwendung ist ohne lokale Installation möglich. Ein einfaches Benutzerkonto je Anwender genügt.

Alternative Anbieter

Mit GetMyInvoices oder sevDesk gibt es namhafte Anbieter, die diesen Service ebenfalls und in ähnlicher Ausführung anbieten. Beide Lösungen begleiten zusätzlich den kompletten Rechnungsablauf für Unternehmen, in dem sie auch eine Rechnungsprüfung und direkte Bezahlung ermöglichen. Der Funktionsumfang führt jedoch zu einem wesentlich höheren Onboarding-Aufwand für die Mandanten und Schulungsaufwand für die Kanzleimitarbeiter.

Fazit

Sollte Ihr Finanzbuchführungsmandant etwa die Amazon-Rechnungen jeden Monat unvollständig einreichen, ist Invoicefetcher sehr gut geeignet. Innerhalb einer Stunde kann man die vollständig automatisierte Übertragung ins Unternehmen online einrichten und schulen.

Wenn der Mandant darüber hinaus seinen Papierrechnungsstellern den E-Mail-Upload mitteilt, entfällt das Vorhalten von Papierbelegen und der Automatisierungsgrad steigt erneut.

Porträt von Niklas Tober

Niklas Tober

Niklas Tober berät als Consultant seit vielen Jahren Kanzleien bei der Entwicklung und Umsetzung von Digitalisierungsprojekten, organisiert Workshops zum Thema und befindet sich mit den führenden Köpfen der Branche im laufenden Austausch. (www.kannzlei.de).