Automatische Belegtrennung und Buchung gescannter Belege dank KI auch für kleine Kanzleien

Ein vollständig digitaler Belegaustausch ist noch nicht möglich. Viele Belege müssen weiterhin gescannt und die Inhalte dann häufig händisch in der Buchhaltung erfasst werden. Die Erfassung können Sie durch den Einsatz von Tools, die Inhalte mit Hilfe künstlicher Intelligenz (KI) erkennen, weitgehend automatisieren. Eine Software, die das auch für kleine Kanzleien ermöglicht, hat der österreichische Anbieter Finmatics entwickelt. Wir stellen Ihnen die Lösung vor.

Die Software

Finmatics ist eine Cloudlösung, mit der als Sammeldokument gescannte Belege automatisch voneinander getrennt, gebucht und per Schnittstelle inkl. Belegbild in die Buchhaltungssoftware übertragen werden.

Die Vorteile

Finmatics bietet folgende Vorteile:

  • Zeitersparnis beim Scanvorgang, da die Papierstapel in einem Vorgang digitalisiert werden und keine Barcodes oder Trennseiten notwendig sind
  • funktioniert ohne Mithilfe von Mandanten
  • mit jeder Hardware kompatibel; kein Spezialscanner notwendig (z.B. Scanfabrik, Scannerbox, Scanstation)
  • geringer Implementierungsaufwand, da Bereitstellung über Nutzerkonten in der Cloud
  • Datenhosting in Deutschland
  • vollständige Anpassung an die Corporate Identity der Kanzlei möglich

Die Nachteile

Finmatics hat die folgenden Nachteile:

  • weiteres Tool für die Belegbearbeitung, das geschult und betreut werden muss
  • Vorteil nur bei vielen Mandanten, die Belege noch nicht digital über eine Plattform bereitstellen
  • Buchhaltungsautomat wird manuell mit Lerndaten gefüttert, indem die Buchhaltungsdaten des Mandanten der letzten drei Jahre inkl. Kreditoren- und Debitorenstammdaten manuell importiert werden

Die Kosten

Die Konditionen sind abhängig vom verarbeiteten Belegvolumen je Monat. Beim Buchungsautomat inkl. Scan & Trenn liegt der Preis pro automatisch gebuchtem Beleg bei 0,975 € bis 0,619 €.

Monatliche Kosten Buchungsautomat

Anzahl Belege

Preis

4.000

390 €

8.000

590 €

10.000

690 €

Zudem können weitere Leistungen wie Geschäftspartneranlage oder die manuelle Komplementierung aller Belegfelder hinzugebucht werden.

Download
Unter www.finmatics.com können Sie sich für eine dreimonatige, kostenlose Testphase registrieren. Die Einrichtung der Cloud­anwendung ist ohne lokale Installation möglich. Ein einfaches Benutzerkonto je Anwender genügt.

Alternative Anbieter

Alternative Lösungen in diesem Bereich sind z.B. buchhalter.pro oder der Automatisierungsservice Rechnungen der DATEV. Die DATEV ist von den Kosten je Beleg ähnlich aufgestellt, bietet jedoch keine Funktionalität Scan & Trenn. Zudem ist das Mandanten-Onboarding wesentlich aufwendiger, wenn dieser seine Belege direkt in die Cloudanwendung hochladen möchte, da hier ein registrierter Onlinezugang notwendig ist. Buchhalter.pro hat ein ähnliches Leistungsportfolio wie Finmatics bei etwas höheren Kosten (https://buchhalter.pro/#preis).

Porträt von Niklas Tober

Niklas Tober

Niklas Tober berät als Consultant seit vielen Jahren Kanzleien bei der Entwicklung und Umsetzung von Digitalisierungsprojekten, organisiert Workshops zum Thema und befindet sich mit den führenden Köpfen der Branche im laufenden Austausch. (www.kannzlei.de).