Abschlussprüfungen nach dem Ende der Kurzarbeit: Das wird jetzt kontrolliert

Um schnell finanzielle Hilfe leisten zu können, wird Kurzarbeitergeld zunächst vorläufig bewilligt. Die endgültige Entscheidung über das Kurzarbeitergeld erfolgt in einer Abschlussprüfung. Die steht jetzt nach Ende der Kurzarbeit in vielen Betrieben an. Wir haben für Sie Ablauf und notwendige Unterlagen zusammengestellt.

Arbeitsagentur prüft Nachweise

Die Agentur für Arbeit prüft nach einem Antrag auf Kurzarbeitergeld, ob die Voraussetzungen erfüllt sind. Ist das der Fall, wird das Kurzarbeitergeld an die Mandanten vorläufig bewilligt und ausgezahlt.

Nach Beendigung der Kurzarbeit folgt im Anschluss die Abschlussprüfung. Die Agenturen für Arbeit haben solche Abschlussprüfungen in allen Betrieben bereits vor der Corona-Pandemie durchgeführt, daran ändert sich durch die Pandemie nichts.

Bei der Prüfung fordert die Arbeitsagentur Unterlagen, Nachweise oder Abrechnungen an und prüft diese intensiv, bei Bedarf auch vor Ort oder im Lohnbüro. Nach Ende der Abschlussprüfung erteilt die Arbeitsagentur einen abschließenden Bescheid über die Höhe des Kurzarbeitergeldes.

So läuft die Abschlussprüfung ab

Die Arbeitsagentur bittet Betriebe, die Kurzarbeitergeld erhalten haben, um Einreichung der notwendigen Prüfungsunterlagen. Konkret handelt es sich dabei um

  • Arbeitszeitnachweise und Arbeitszeitkonto: Diese können formlos in schriftlicher oder in digitaler Form im Betrieb geführt werden.

Eine Liste nur mit Angabe der ausgefallenen Tage ist nicht ausreichend. Es ist in jedem Fall eine Aufstellung von Arbeits- und Ausfalltagen mit Angabe der Arbeitszeit erforderlich.

  • Gehalts- oder Lohnabrechnungen
  • die Einzelvereinbarungen mit den Beschäftigten oder die Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat über die Einführung von Kurzarbeit
  • Kündigungsschreiben und/oder Aufhebungsverträge
  • Urlaubsplan oder Urlaubsliste

Tipp
Bereiten Sie die betroffenen Mandanten rechtzeitig darauf vor, die Arbeitszeitnachweise sowie die Einzelvereinbarungen zur Kurzarbeit zusammenzustellen.

Daneben können je nach Fallgestaltung folgende Unterlagen zusätzlich von der Arbeitsagentur benötigt werden:

  • Lohnjournale
  • Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
  • Berechnungsprotokoll von Soll- und Ist-Entgelt für das Kurzarbeitergeld
  • Nachweis des Kinderfreibetrags bei Arbeitnehmern mit der Steuerklasse V und VI (z.B. durch Kindergeldbescheid oder Lohnsteuermerkmale des Ehepartners)
  • Auftragsbücher und betriebswirtschaftliche Auswertungen
  • Auszahlungsnachweise: Dies ist der Nachweis, dass das Kurzarbeitergeld an die Arbeitnehmer ausgezahlt worden ist (z.B. durch Kontoauszug, Quittung).

Die Prüfungsunterlagen werden von der Arbeitsagentur gesichtet und auf Vollständigkeit überprüft. Im Einzelfall kann die Prüfung auch beim Mandanten vor Ort in der Steuerkanzlei stattfinden.

Nach der abschließenden Prüfung und Bearbeitung der Unterlagen erhalten die Mandanten die endgültige Entscheidung über das Kurzarbeitergeld per Post. Mit diesem wird die Festsetzung des Anspruchs bescheinigt.

Diese Punkte prüft die Arbeitsagentur

Von der Arbeitsagentur werden insbesondere geprüft:

  • die korrekte Berechnung des Soll-Entgelts,
  • die korrekte Berechnung des Ist-Entgelts,
  • der Abbau von ungeschützten Arbeitszeitguthaben zur Vermeidung von Kurzarbeitergeld,
  • die Verwendung von Urlaub zur Vermeidung von Kurzarbeitergeld,
  • ob die Entgelte für Feiertage korrekt ermittelt wurden,
  • ob Kurzarbeitergeld für Personen abgerechnet wurde, deren Beschäftigungsverhältnis beendet wurde.

Vollmacht erforderlich

Sie brauchen von den Mandanten zur Anzeige von Kurzarbeit und Beantragung von Kurzarbeitergeld für die Beschäftigten sowie zur Vornahme der maßgeblichen Erklärungen und Auskünfte in diesem Zusammenhang eine Vollmacht. Die muss Vor- und Nachnamen, ggf. Firmenbezeichnung der Bevollmächtigten sowie Vor- und Nachnamen, Firmennamen, ggf. Firmenstempel und eigenhändige Unterschrift mit Ort und Datum eines Vertreters des Arbeitgebers enthalten.


Porträt von Michael Puke

Michael Puke

Dipl.-Fw. Michael Puke ist Geschäftsführer des Studienwerks der Steuerberater in NRW e.V. und selbstständiger Steuerberater sowie Autor von Steuerfachliteratur. Unter anderem bearbeitet Herr Puke seit vielen Jahren einen bekannten Steuerratgeber und Bücher zur Prüfungsvorbereitung für Steuerfachangestellte.