Rückfragen bei Jahresabschlüssen, Mandatsübernahmen und vom Finanzamt vermeiden

Im Idealfall werden Steuererklärungen und Jahresabschlüsse einmal angefasst und abgeschlossen. Leider entspricht der Idealfall selten dem beruflichen Alltag. Dies kann mehrere Ursachen haben. Typische Ursachen und Lösungen behandelt der nachfolgende Artikel.

Ungeklärte Posten beim Jahresabschluss aufklären

Posten für den Jahresabschluss sollten regelmäßig durch den Sachbearbeiter der Buchhaltung beim Mandanten angefragt und geklärt werden. Schaffen Sie innerhalb der Kanzlei einen Maßnahmenplan, wie zu verfahren ist, wenn keine Antwort auf die Rückfragen erfolgt. Ein mögliches Vorgehen könnte in diesem Fall wie folgt aussehen:

  1. schriftliche Anfrage durch den Sachbearbeiter
  2. Bei der Bearbeitung der nächsten Buchhaltung telefonische Rückfrage des Sachbearbeiters, sofern keine Klärung erfolgt ist. Sensibilisieren Sie Mandanten in diesem Telefonat dafür, dass die Unterlagen wichtig für die Buchhaltung sind und ohne Vorlage der Belege ein Vorsteuerabzug in keinem Fall möglich ist.
  3. zweite schriftliche Anfrage, am besten mit Verweis auf das Telefonat
  4. Weitergabe an den Vorgesetzten mit der Info, dass bereits zweimal angefordert wurde, wenn keine Unterlagen nachgereicht oder nicht alle Unterlagen eingereicht wurden
  5. Für den Fall, dass immer noch keine Rückmeldung erfolgt ist, klären Sie mit Ihrem Vorgesetzten, wie weiter zu verfahren ist. Eine Möglichkeit ist z.B., die ungeklärte Ausgabe als nichtabzugsfähige Betriebsausgabe zu behandeln.

Beachte
Treffen Sie hier keine eigenmächtige Entscheidung, sondern stimmen Sie sich zwingend mit Ihrem Vorgesetzten ab, weil die Behandlung als nichtabzugsfähige Betriebsausgabe zu einem höheren steuerlichen Gewinn führt und damit zu einer höheren Steuerlast.

Um eine schnelle Bearbeitung der Steuererklärungen zu gewährleisten, lassen Sie die Unterlagen für die Erstellung der Steuererklärung (hier vor allem Unterlagen für die Einkommensteuer) bereits mit der letzten Buchhaltungsauswertung eines Jahres anfordern. In der Regel sollten alle für die Steuererklärung relevanten Belege zu diesem Zeitpunkt bereits vorliegen.

Beachte
Dies gilt nur, sofern der Mandant eine Dauerfristverlängerung besitzt, da so der Monat Dezember im Februar des Folgejahres fällig ist.

Die vorherige Anforderung der Unterlagen für die Steuererklärung hat den Vorteil, dass neben den betrieblichen Erklärungen und dem Jahresabschluss auch die privaten Steuererklärungen erstellt werden können und nicht nach dem Abschluss des betrieblichen Teils nochmals eine Anforderung stattfinden muss.

Rückfragen bei Übernahme von Mandanten vermeiden

Bei Übernahmefällen sollten Sie neben den Buchhaltungsdaten des Vorberaters folgende Unterlagen beim Vorberater oder beim Mandanten anfordern, um eine einfachere Bearbeitung zu gewährleisten:

  1. Bilanz des Vorjahres
  2. Anlageverzeichnis, da dieses nicht immer elektronisch übernommen werden kann und das Anlageverzeichnis in manchen Softwarelösungen zwingend vorliegen muss, um eine E-Bilanz zu übermitteln
  3. Steuerklärungen nebst Steuerbescheide des Vorjahres
  4. Prüfungsberichte aus Außenprüfungen, da diese mögli­cherweise noch verarbeitet werden müssen
  5. abgeschlossene Verträge
  6. Gesellschaftsverträge

Rückfragen von der Finanzverwaltung vermeiden

Viele Rückfragen von Seiten der Finanzverwaltung können Sie vermeiden. Zum Beispiel, wenn sich bei Umsatzsteuer-Voranmeldungen ein Guthaben ergibt. Anstelle der ausgerechneten Erstattung fordert die Finanzverwaltung dann Belege über die Vorsteuerbeträge an. Durch diese Anforderung verzögert sich die Auszahlung des Guthabens. Geben Sie bei der Voranmeldung an, dass die Belege eingereicht/nachgereicht werden und an das Finanzamt gesendet werden (siehe Markierung Formularausschnitt).

In manchen Fällen ergeben sich auch bei der Abgabe von Steuererklärungen Rückfragen. Diese sind von Fall zu Fall unterschiedlich. Aber es ist trotzdem möglich, einige Rückfragen zu vermeiden.

Beispiel
Verträge mit Gesellschaftern: Reichen Sie mit der Körperschaftsteuererklärung immer die für das aktuell gültige Veranlagungsjahr vorliegenden Verträge zwischen der Gesellschaft und den Gesellschaftern ein, sofern Verträge wie Darlehen, Mieten etc. bestehen.

Porträt von Timo Kaiser

Timo Kaiser

Timo Kaiser arbeitet bei der Finanzverwaltung NRW. Zuvor war der ausgebildete Steuerfachwirt und Fachassistent Lohn und Gehalt in einer Steuerkanzlei mit 25 Mitarbeitern tätig. Als langjähriger Kanzleimanager hat er neben fachlichen Aufgaben viel Erfahrung in der Prozessoptimierung und Digitalisierung von Kanzleien gesammelt.