Innovation und Alltag: Wie Sie beides in der Kanzlei kombinieren

Egal um welches Änderungsprojekt es in der Kanzlei geht – irgendwie gerät es immer wieder in den Hintergrund, weil die tägliche Arbeit dringender ist (scheint).  Während der Krise werden Innovationsprojekte wie Homeoffice oder elektronische Unterschriften plötzlich dringend und viele Kanzleien haben sehr schnell viel auf die Beine gestellt. Es gilt jetzt, diese Innovationsfreude in den Alltag zu übernehmen. Wir zeigen die wichtigsten Schritte.

1. Schritt: Zeit schaffen

Wie viel Zeit und Budget ist Ihrer Kanzlei die Innovation wert? Fordern Sie hier Ihre Chefs. Überlegen Sie gemeinsam, welche „normalen“ Tätigkeiten in der Kanzlei entfallen können.

Beispiele
Seltener Unterlagen von Mandanten anfragen, stattdessen nach Aktenlage entscheiden; Mandate auf den Prüfstand stellen, die schlecht mit uns zusammenarbeiten

Tipp
Versuchen Sie, für jedes Kanzleimitglied mindestens eine halbe Stunde Zeit pro Woche für Innovation freizumachen. Und zwar zu einem festen Termin – z.B. jeden Donnerstag nach der Mittagspause.

Nutzen Sie die Möglichkeiten des Outsourcings, wenn die eigene Zeit nicht reicht. Vom Werkstudenten oder Praktikanten bis zum EDV-Dienstleister gibt es viele Möglichkeiten.

2. Schritt: Raum schaffen

Zwischen FiBu und Lohn auf dem Tisch oder im Kopf hat Innovation nur schwer Platz. Ein ruhiger Besprechungsraum kann die Alltagsgedanken ausschließen. Und wenn das in der Kanzlei nicht gelingt, mieten Sie einen Raum außerhalb – es kann auch mal ein nettes Café sein. „Spinnen“ geht überall.

3. Schritt: Prioritäten schaffen

Suchen Sie je nach Anzahl der Kanzleimitglieder pro drei Personen ein Projekt aus. Diese Projektgruppe treibt das Projekt voran und berichtet kurz.

Tipp
Starten Sie mit einem Projektworkshop. Gemeinsam mit der Kanzleileitung tragen Sie die anstehenden Themen zusammen und bilden die Projektgruppen. Jede Gruppe ist gleichzeitig nur für ein Projekt verantwortlich.

4. Schritt: Dranbleiben

Hier ist die regelmäßige Kommunikation über den Projektstand und etwaige Hindernisse sehr wichtig.

Tipp
Integrieren Sie diese Themen nicht in die übliche Kanzleibesprechung, sondern treffen Sie sich 14-tägig zur Projektbesprechung. Fragen etc. werden bis dahin gesammelt und dann gemeinsam abgehandelt.
Am besten nutzen Sie für Ihre Projekte eine Aufgabensoftware wie MeisterTask oder MS Planner. So behalten Sie den Überblick und können mit integrierten Chatfunktionen schnell Dinge auch ohne Besprechungen klären.

Innovationszeit schaffen: Erprobte Ideen aus erfolgreichen Kanzleien

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Cordula Schneider

Cordula Schneider ist Steuerberaterin und Kanzleiberaterin. In der delfi-net Kanzleiberater GbR berät sie Steuerkanzleien insbesondere auf den Gebieten Kanzleiorganisation, Strategie und Mitarbeiterführung (www.delfi-net.de).