5 Tipps, mit denen Sie den Überblick über die täglich E-Mail-Flut behalten (Video)

Die E-Mail ist zentrales Kommunikationsmittel zwischen Berater und Mandant. Die tägliche Flut im Maileingang zeugt davon. Um bei der Menge der E-Mails, die Sie und Ihre Kollegen jeden Tag empfangen, möglichst effizient zu arbeiten und nicht den Überblick zu verlieren, bietet Outlook als meistgenutztes E-Mail-Programm zahlreiche Funktionen. Zentrale Funktionen stellen wir Ihnen hier vor.

1. Ungelesene E-Mails farblich hervorheben

Um ungelesene E-Mails farblich hervorzuheben, legen Sie eine Regel in Outlook an. Öffnen Sie das Menüband „Ansicht“ und wählen dort „Ansichtseinstellungen“. Wählen Sie im nächsten Schritt „Bedingte Formatierung“, um die entsprechende Schriftart für ungelesene E-Mails einzustellen.

2. Postfach vorsortieren lassen

In Outlook können Sie ausgewählte E-Mails automatisch in vorab angelegte Ordner sortieren lassen. Dies eignet sich z.B. für Newsletter, interne E-Mails und E-Mails, in denen Sie in cc angeschrieben werden.

Legen Sie dafür in Ihrem Postfach einen neuen Zielordner an. Wählen Sie eine E-Mail aus und klicken Sie im Menü „Start“ im Menüband auf „Regeln“, wählen Sie „Nachricht von x immer verschieben“ und suchen Sie den entsprechenden Ablageordner aus. Abschließend klicken Sie auf „OK“.

Beachte
Dass die E-Mails automatisch in vorab angelegte Ordner sortiert werden, sollte nicht dazu führen, dass diese nicht bearbeitet oder gelesen werden. Schauen Sie also regelmäßig in die Unterordner im Posteingang!

3. Automatische Antworten

Informieren Sie Mandanten z.B. automatisch, dass ihre E-Mail eingegangen ist und zeitnah bearbeitet wird. Wählen Sie das Menü „Datei“ und klicken Sie anschließend auf „Automatische Antworten“. Tragen Sie den gewünschten Text im Reiter „Außerhalb meiner Organisation“ ein und aktivieren Sie die automatischen Antworten durch ein Häkchen im Feld „Automatische Antworten senden“.

4. Automatische Rechtschreib- und Grammatikprüfung

Lassen Sie Ihre E-Mails vor dem Versenden prüfen. Hierfür klicken Sie auf „Datei“ im oberen Rand der Outlook-Anzeige. Wählen Sie „Optionen“ und anschließend „E-Mail“ aus und setzen Sie den entsprechenden Haken bei „Vor dem Senden immer die Rechtschreibung prüfen“.

5. Funktionen per Tastenkombinationen schneller aufrufen

Statt mit teils mehreren Klicks können Sie viele Aufgaben schneller mit Tastenkombinationen aufrufen. Im Nachfolgenden finden Sie einen Auszug der gängigsten Tastenkombinationen:

Tastenkombinationen zur schnelleren Bearbeitung
Tastenkombinationausgelöste Funktion

STRG + N

erstellt eine neue E-Mail

STRG + R

antwortet auf eine E-Mail

STRG + Umschalt + R

antwortet allen Empfängern einer E-Mail

STRG + F

E-Mail weiterleiten

STRG + Eingabe

Senden einer E-Mail

STRG + O

öffnet das Nachrichtenfenster einer markierten E-Mail

STRG + Umschalt + I

wechselt zum Posteingang

Porträt von Stefan Homberg

Stefan Homberg

Stefan Homberg berät als Geschäftsführer der Agentur Die Kanzlei-Entwickler Kanzleien bei der Entwicklung und Umsetzung von Digitali­sierungs­projekten sowie bei Datenschutzthemen (www.kanzlei-entwickler.de).