Sechs Schritte zur Qualitätssicherung in der Finanzbuchhaltung

Die Erstellung von Jahresabschlüssen verzögert sich zunehmend, wenn die Qualität der Buchhaltung nicht ausreichend sichergestellt ist. Anhand dieser Liste mit hilfreichen Tipps zeigen wir Ihnen, wie Sie die Qualität der Buchhaltung sichern oder verbessern können.

1. Checklisten mit wichtigen Arbeitsschritten

Checklisten helfen dabei, wichtige Arbeitsschritte zu verinnerlichen und in Erinnerung zu rufen. Nutzen Sie Checklisten jedoch nicht dazu, alle möglichen Fehler aufzuführen, die Ihnen im Bereich der Buchhaltung bereits untergekommen sind, sondern nutzen Sie diese als Arbeitsanleitung, um die wichtigsten Arbeitsschritte zu skizzieren. So vermeiden Sie unnötig lange und unübersichtliche Checklisten.

2. Regelmäßige Kontrolle durch erfahrene Fachkräfte

Viele Steuerfachangestellte arbeiten nach dem Ende ihrer Ausbildung hauptsächlich im Bereich der Buchhaltung. Alle Buchhaltungen von Berufseinsteigern sollten in regelmäßigen Abständen von einer erfahrenen Fachkraft kontrolliert werden, um mögliche Verständnisfehler oder Falschbuchungen zu finden und durch Aufzeigen dieser in der Zukunft zu vermeiden.

3. Ungeklärte Posten nicht bis zum Jahresabschluss aufschieben

In jeder Buchhaltung gibt es Sachverhalte, die sich nicht direkt klären lassen. Es kann sich um kleine Beträge handeln. Aber spätestens bei der Erstellung des Jahresabschlusses tauchen sie wieder auf und müssen dann möglicherweise mit viel Aufwand geklärt werden, weil die Erstellung des Jahresabschlusses meist sehr viel später erfolgt als die Buchhaltung. Klären Sie daher ungeklärte Posten direkt mit Mandanten während der laufenden Buchhaltung.

4. Abweichungen in der BWA finden

Betrachten Sie regelmäßig die BWA – am besten als Zwölfmonatsübersicht. Anhand dieser Übersicht lassen sich schnell Abweichungen in einzelnen Monaten feststellen. Fehlt in einem Monat z.B. eine Miete oder weicht der Wareneinsatz extrem ab? Dann betrachten Sie diese Monate genauer. Vielleicht wurden Ausgaben in einem anderen Monat nachgebucht, da sie im Vormonat vergessen wurden. Sensibilisieren Sie Ihre Kollegen dahin gehend, die Belege zeitraumbezogen zu buchen, um eine aussagekräftige BWA zu erhalten.

5. Verträge und Beschlüsse anfordern

Häufig werden im Rahmen der Steuererklärungen Verträge und bei Kapitalgesellschaften auch Beschlüsse von der Finanzverwaltung nachgefordert. Um zusätzliche Arbeit zu vermeiden, fordern Sie diese mit der laufenden Buchhaltung bereits an. Gerade Verträge sollten laufend angefordert werden, weil sich aus ihnen ggf. ein Nachweis für einen Vorsteuerabzug ergibt oder diese trotz ausgewiesener Umsatzsteuer nicht ordnungsgemäß sind und überarbeitet werden müssen.

6. Vorbereitung durch den Mandanten

Machen Sie Ihren Mandanten bewusst, dass die Unterlagen am besten regelmäßig (z.B. monatliche Einreichung von Unterlagen bei quartalsweiser Umsatzsteuer-Voranmel­dung) und vorbereitet einzureichen sind. Dies sorgt dafür, dass die Arbeit besser geplant werden kann. Außerdem wird die interne Arbeit auf die reine Buchhaltung beschränkt und von Sortierarbeiten befreit. Bei monatlicher Einreichung von Unterlagen lassen sich zudem in der aktuellen Corona-Situation mögliche Anträge für die Überbrückungshilfe schneller beantragen, da die erforderlichen Monate bereits bearbeitet sind. Außerdem ist so eine regelmäßigere Bewertung der Unternehmenslage gewährleistet.

Porträt von Timo Kaiser

Timo Kaiser

Timo Kaiser ist Steuerfachwirt, Fachassistent Lohn und Gehalt. Als Kanzleimanager ist er neben fachlichen Aufgaben für die Prozessoptimierung und Digitalisierung in einer Kanzlei mit ca. 25 Mitarbeitern zuständig.