Digitale Personalakte: Mit dieser Struktur sorgen Sie von Anfang an für Ordnung in den Unterlagen

Digitale Personalakten sind deutlich einfacher zu erstellen und zu verwalten als analoge. Allerdings kommt diese Erleichterung nur dann zum Tragen, wenn die digitale Personalakte strukturiert geführt wird. Der nachfolgende Artikel erläutert, welche Dokumente in die digitale Akte gehören, und gibt Beispiele für eine mögliche Aktenstruktur.

Welche Dokumente in die digitale Personalakte gehören

Mit Personalverwaltungsprogrammen wie von Personio, sevDesk, acosono oder persis können Personalakten digital geführt werden.

Der Arbeitgeber kann selber festlegen, welche Dokumente in der digitalen Personalakte abgelegt werden. Beispielsweise gehören die folgenden Dokumente in eine digitale Personalakte:

  • Bewerbungsunterlagen
  • Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen
  • relevanter Schriftverkehr mit dem oder bzgl. des jeweiligen Mitarbeiters
  • Angaben zur Sozialversicherung
  • Unterlagen zur Krankenkasse
  • Steuerunterlagen
  • Zeugnisse
  • Abmahnungen und Kündigungen
  • Unterlagen zu Firmenwagen

Neben den generell erlaubten Unterlagen gibt es auch Unterlagen und Informationen, die nur mit ausdrücklicher Erlaubnis des Mitarbeiters eingepflegt werden dürfen. Hierzu gehören z.B. Social-Media-Profile oder ärztliche Unterlagen. Dafür sollte eine schriftliche Einverständniserklärung vom Mitarbeiter eingeholt werden.

Beachte
Einige Dokumente müssen laut Gesetz handschriftlich unterschrieben sein (§ 126 BGB). Das Schriftformerfordernis gilt u.a. für die folgenden Dokumente:
  • Arbeitsvertrag (§ 2 Abs. 1 NachwG)
  • Antrag auf Elternzeit (§ 16 Abs. 1 Satz 1 und Satz 2 BEEG)
  • Kündigung (§ 623 BGB)
  • Betriebsvereinbarungen (§ 77 Abs. 2 BetrVG)
  • Darlehensverträge (§ 492 Abs. 1 BGB)

In einigen Fällen kann das Schriftformerfordernis durch die Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur erfüllt werden. Ansonsten müssen handschriftlich zu unterschreibende Dokumente zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden.

Tipp
Fertigen Sie sich vorab eine Liste aller Dokumente an und kategorisieren Sie die Dokumente z.B. in „aufbewahrungspflichtig“ und „nichtaufbewahrungspflichtig“ oder „Papierform zusätzlich erforderlich“ und „keine Papierform zusätzlich erforderlich“.

Die richtige Aktenstruktur

Für die digitale Personalakte sollten Sie eine einheitliche und leicht nachvollziehbare Struktur festlegen, die bei jedem Mitarbeiter Anwendung findet. Hierfür können Ordner und Unterordner erstellt werden. Eine klassische Aktenstruktur könnte z.B. wie folgt aussehen:

Vorschlag für die Aktenstruktur

Stichwort

Inhalt

Personendaten

alle Angaben zur Person

Bewerbungsunterlagen

z.B. Lebenslauf, Motivationsschreiben, Zeugnisse

Vertragsunterlagen

z.B. Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen, Verträge über Nutzung von Firmeneigentum

Gehaltsunterlagen

z.B. Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Unterlagen zu Sonderzahlungen und Prämien

Sozialversicherung

z.B. Mitgliedsbescheinigung Krankenkasse, Sozialversicherungsausweis

Zeiterfassung

z.B. Urlaubstage, Krankheitstage, Arbeitszeit

Fort- und Weiterbildung

z.B. Seminare, Zertifikate, Bescheinigungen

Reisekosten

z.B. Reiskosten-abrechnungen, Hotelrechnungen, Reisekostenerstattungen

Firmenfahrzeug

z.B. Vereinbarung mit dem Mitarbeiter, Leasingvertrag, Versteuerung

persönliche Ereignisse

z.B. Mutterschutz/Elternzeit, Jubiläen, Hochzeit, Umzug

Sonstiges

z.B. Schwerbehindertenausweis, Kopie des Führerscheins

Tipp
Auch der Schriftverkehr mit dem oder bzgl. des Mitarbeiters gehört in die digitale Personalakte. Legen Sie hierfür Unterordner in dem jeweiligen Ordner an, um den Schriftverkehr themenbezogen ablegen zu können.
Porträt von Stefan Homberg

Stefan Homberg

Stefan Homberg berät als Geschäftsführer der Agentur Die Kanzlei-Entwickler Kanzleien bei der Entwicklung und Umsetzung von Digitali­sierungs­projekten sowie bei Datenschutzthemen (www.kanzlei-entwickler.de).