4 typische FiBu-Engpässe und wie Sie sie mit effektiver Arbeitsplanung vermeiden

Die Finanzbuchhaltung ist im Alltag oft ein Stressfaktor - gerade kurz vor der Fälligkeit der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Auswertungen und deren Prüfung geraten in den Hintergrund. Wir zeigen typische Probleme bei der Bearbeitung und wie diese mit einer Änderung der Arbeitsplanung gelöst werden können.

Mögliche Probleme bei der Finanzbuchhaltung

Die Probleme können von Kanzlei zu Kanzlei unterschiedlich sein. Abhängig von der Größe können sich unterschiedliche Probleme ergeben. Einige, mit denen jeder schon einmal zu kämpfen hatte, sind:

Lange Liegezeiten von Unterlagen in der Kanzlei

Zu Liegezeiten von Unterlagen kommt es beispielsweise, wenn Fachkräfte als Allrounder in allen Bereichen der Kanzlei tätig sind. Unterlagen, die ankommen, während andere Tätigkeiten erledigt werden, bleiben dann bis kurz vor der nächsten Fälligkeit liegen und werden erst dann bearbeitet.

Tipp
Kontrollieren Sie die Bearbeitungsstände mit Hilfe eines Fristenkontrollbuchs. Sensibilisieren Sie Kollegen dafür, dass Unterlagen zu den entsprechenden Fristtagen bearbeitet sein müssen. Bei Einsprüchen oder Bescheidprüfungen funktioniert das bereits genauso. Besonders Allroundkräften hilft ein Fristenkontrollbuch, ihre Arbeit zu planen.

Sollten Sie komplexere Mandate haben, lassen Sie Teile der Buchhaltung (z.B. Kreditoren/Debitoren) durch Zuarbeiter (z.B. Auszubildende) buchen, um die Bearbeitungsfristen einzuhalten.

Unterlagen kommen erst kurz vor der Fälligkeit in der Kanzlei an

Den berühmt-berüchtigten Mandanten, der einen Tag vor dem Fälligkeitstag mit seiner Belegsammlung um 17:00 Uhr in der Kanzlei auftaucht, gibt es immer wieder.

Tipp
Wenn Sie das wissen, kontaktieren Sie den Mandanten frühzeitig (z.B. Mitte des Vormonats) und fordern die Unterlagen an. Kommen diese weiterhin zu spät, lassen Sie Ihren Vorgesetzten den Mandanten kontaktieren. Dies führt in vielen Fällen zu einer Verbesserung.

Unsortierte Unterlagen

Unsortierte Unterlagen können auch bei fristgerechter Einreichung ein Problem darstellen, da der zusätzliche Sortieraufwand eine Verlängerung der Arbeit zur Folge hat.

Tipp
Zeigen Sie Mandanten, die unsortierte Unterlagen abgeben, wie viel Zeit Sie die Sortierung kostet und dass Sie diese in Zukunft berechnen müssen, da die zusätzliche Arbeit nicht durch das reguläre Honorar abgedeckt ist.

Zeigen Sie am besten konkret anhand des von Ihnen sortierten Vormonats die richtige Reihenfolge. Erläutern Sie auch, warum Sie es so brauchen. So erzeugen Sie bei den meisten Mandanten Verständnis.

Unvollständige Unterlagen

Ob die Unterlagen fristgerecht ankommen oder erst kurz vor der Frist, spielt hier auch eine Rolle. Unvollständige Unterlagen können Sie bei genügend Zeit bis zur Abgabe z.B. der Erklärung oder Voranmeldung noch nachfordern, daher sollte sich dieses Problem durch die fristgerechte Abgabe erledigen.

Tipp
Sollten Sie Mandanten haben, bei denen alle mandantenbedingten Probleme zusammenkommen, versuchen Sie, die Punkte Schritt für Schritt zu lösen und nicht alle auf einmal.

Gerade die interne Arbeitsplanung mit dem Fristenkontrollbuch kann für eine entsprechende Entlastung bzw. bessere Arbeitsverteilung sorgen. Die übrigen Probleme lassen sich durch die aufgeführten Lösungen bestimmt nicht in jedem Fall lösen, bringen Sie aber in vielen Fällen einen Schritt weiter zur besseren Arbeitsplanung.

Porträt von Timo Kaiser

Timo Kaiser

Timo Kaiser ist Steuerfachwirt, Fachassistent Lohn und Gehalt. Als Kanzleimanager ist er neben fachlichen Aufgaben für die Prozessoptimierung und Digitalisierung in einer Kanzlei mit ca. 25 Mitarbeitern zuständig.