„Wir führen die elektronische Signatur ein.“ So einfach sich dies im ersten Moment anhört, ist es leider nicht. Denn wenn es darum geht, die handschriftliche Unterschrift zu ersetzen, müssen strenge Voraussetzungen erfüllt werden. Schließlich geht es um die Beweiskraft auch in Rechtsgeschäften. Lesen Sie hier, wie Sie elektronische Signaturen in Ihrer Kanzlei einsetzen und was Sie dabei beachten müssen.
Formen der elektronischen Signatur und wie sie anerkannt werden
Eine elektronische Signatur ermöglicht es, den Unterzeichner zu identifizieren und die Echtheit der Unterschrift nachzuweisen. Somit kann eine elektronische Signatur die händische Unterschrift ersetzen. Damit werden durchgehend digitale Prozesse und Freigaben in der Kanzlei möglich. Das gilt allerdings nicht für alle Formen einer elektronischen Signatur! Sie sollten deshalb die Unterschiede kennen.
Geregelt sind die Vorgaben für die Anerkennung elektronischer Signaturen durch das Vertrauensdienstgesetz (VDG) und die eIDAS-Verordnung. Danach werden drei Qualitätsstufen der elektronischen Signatur unterschieden:
Einfache elektronische Signatur (EES)
Die EES ist die schwächste Form der Signatur. Die Unterschrift hat keine Beweiskraft für die Echtheit des Dokuments. Sie kann in eine E-Mail eingebunden werden oder durch händisches Einfügen des Namens des Unterzeichners als Scan.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Die FES hat einen höheren Beweiswert. Mit der FES lässt sich jederzeit feststellen, wer das Dokument unterschrieben hat und ob es nach der Signatur verändert wurde. Daher eignet sich die FES besonders, wenn Willenserklärungen beweissicher und rechtskonform dokumentiert werden sollen.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die QES entspricht der handschriftlichen Unterschrift und kann als einzige elektronische Signatur die Schriftform ersetzen, wenn diese per Gesetz gefordert ist. Bisher wird sie allerdings wenig genutzt, da die Umsetzung aufwendig ist. Die signierenden Personen müssen ihre Unterschrift von einem qualifizierten Vertrauensdienstanbieter (z.B. D-Trust GmbH) zertifizieren lassen (z.B. per VideoIdent- oder PostIdent-Verfahren). Außerdem benötigt jeder Unterzeichner die notwendige Soft- und Hardware (z.B. SmartCard-System mit eigener Signaturkarte).
Um sich rechtlich abzusichern, klären Sie mit Ihrer örtlichen Steuerberaterkammer, wann eine elektronische Signatur eine händische Unterschrift ersetzt.
Was Sie bei der Auswahl einer Signaturlösung beachten sollten
Bei der Auswahl des Anbieters der Soft- oder Hardwarelösung sollte neben den Kosten auch darauf geachtet werden, dass die Anwendung zu Ihrer vorhandenen Software passt.
Fragen Sie Ihren Systemanbieter, welche Signaturlösung bestmöglich in Ihre Kanzleisoftware integriert werden kann.
Oftmals besteht zudem die Möglichkeit, die Lösungen für einen bestimmten Zeitraum (z.B. 30 Tage) kostenfrei zu testen, um sich einen Überblick über Aussehen, Handhabung und Anwendungsmöglichkeiten zu verschaffen, bevor Sie sich endgültig für einen Anbieter entscheiden.
Stefan Homberg
Stefan Homberg berät als Geschäftsführer der Agentur Die Kanzlei-Entwickler Kanzleien bei der Entwicklung und Umsetzung von Digitalisierungsprojekten sowie bei Datenschutzthemen (www.kanzlei-entwickler.de).