Homeoffice: Aktuelle Besonderheiten beim Abzug von Arbeitszimmerkosten

Noch nie wird es in Deutschland so viele Homeoffice-Arbeitsplätze gegeben haben wie zu Corona-Zeiten. Die berufliche Nutzung privater Räume der Mitarbeiter wirft allerdings auch Fragen auf. Normalerweise ist der Steuerabzug dafür nur für wenige Arbeitnehmer möglich. In der aktuellen Situation können jedoch viele davon profitieren. Lesen Sie hier, unter welchen Voraussetzungen das möglich ist.

Homeoffice: mobile Arbeit oder Telearbeit

Grundsätzlich stehen zwei Formen zur Vereinbarung von Homeoffice zur Verfügung:

Homeoffice in Form von mobiler Arbeit

Die Vereinbarung von Homeoffice in Form von mobiler Arbeit empfiehlt sich insbesondere, wenn ein Homeoffice kurzfristig und vorübergehend eingerichtet werden soll oder im Homeoffice Arbeiten ausgeführt werden, die keine Bildschirmgeräte voraussetzen. Die Vereinbarung von mobiler Arbeit bedarf über eine individuelle Absprache zwischen Arbeitgeber und Beschäftigtem hinaus keiner besonderen Schriftform.

Beachte Da es in diesen Fällen regelmäßig keinen Vertrag gibt, der z.B. die Ausstattung regelt, muss diese daher auch nicht vom Arbeitgeber angeschafft und gewartet werden.

Homeoffice in Form von Telearbeit gem. § 2 Abs. 7 ArbStättV

Die Vereinbarung von Homeoffice in Form von Telearbeit empfiehlt sich, wenn die vereinbarte Arbeitsleistung nicht nur vorübergehend, sondern langfristig und regelmäßig zu festgelegten Zeiten an einem Bildschirmarbeitsplatz in der Privatwohnung der/des Beschäftigten erbracht werden soll. Dazu wird in der Privatwohnung der/des Beschäftigten ein Bildschirmarbeitsplatz vom Arbeitgeber fest eingerichtet. Bei Telearbeit sind neben dem Arbeitsort die wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung des Telearbeitsplatzes in Form einer schriftlichen Vereinbarung (Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag) festzulegen.

Beachte
Ein Telearbeitsplatz ist vom Arbeitgeber erst dann eingerichtet, wenn Arbeitgeber und Beschäftigte die Bedingungen der Telearbeit arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung festgelegt haben und die benötigte Ausstattung des Telearbeitsplatzes mit Mobiliar, Arbeitsmitteln einschließlich der Kommunikationseinrichtungen durch den Arbeitgeber oder eine von ihm beauftragte Person im Privatbereich des Beschäftigten bereitgestellt und installiert ist.

Wann der Arbeitgeber für Strom und Laptop zahlen muss

Ob Beschäftigte überhaupt im Homeoffice oder mobil arbeiten dürfen, muss im Arbeitsvertrag festgelegt werden. Der Arbeitgeber muss seine Mitarbeiter dann auch mit den notwendigen Arbeitsgeräten ausstatten, etwa einem Laptop.

Mit Beginn der Corona-Pandemie musste es allerdings schnell gehen – und viele Arbeitnehmer nutzen für die Arbeit von zu Hause nun ihren privaten Computer und ihr eigenes Handy. Arbeitnehmer haben Anspruch auf Ersatz derjenigen Aufwendungen, die sie im Inter­esse des Arbeitgebers erbracht haben. Darunter fallen etwa Stromkosten und Arbeitsmaterial.

Dabei ist entscheidend, dass Arbeitnehmer die höheren Kosten belegen können. Ein gesteigerter Stromverbrauch wird sich vermutlich leichter nachweisen lassen als etwa ein erhöhter Verschleiß von Geräten. Der Arbeitgeber muss hingegen nicht für Kosten aufkommen, die den Arbeitnehmern ohnehin entstanden wären, etwa für eine WLAN-Flatrate.

Tipp
Kosten für Telefon, Internet und Büroartikel kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer – unabhängig vom häuslichen Arbeitszimmer – pauschal steuerfrei erstatten: entweder 20 % der jeweiligen Monatsabrechnung oder aber maximal 20 € pro Monat (R 3.50 LStR).

Abgeschlossener Raum

Voraussetzung ist, dass überhaupt ein häusliches Arbeitszimmer vorhanden ist. Das muss ein abgeschlossener Raum sein, der so gut wie ausschließlich beruflich genutzt wird.

Mittelpunkt der Tätigkeit oder einziger Arbeitsplatz

Ein Vollabzug der Kosten ist nur möglich, wenn es sich bei dem häuslichen Arbeitszimmer um den Mittelpunkt der Tätigkeit handelt (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b Satz 3 zweiter Halbsatz EStG). Ein häusliches Arbeitszimmer ist der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung des Arbeitnehmers, wenn nach Würdigung des Gesamtbilds der Verhältnisse und der Tätigkeitsmerkmale dort diejenigen Handlungen vorgenommen und Leistungen erbracht werden, die für die konkret ausgeübte betriebliche oder berufliche Tätigkeit wesentlich und prägend sind.

In normalen Zeiten haben die meisten Arbeitnehmer den Mittelpunkt ihrer Tätigkeit in der Firma bzw. vielfach im dort zur Verfügung stehenden Büro. Das ist derzeit aber anders. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten ganz oder teilweise im Homeoffice.

Werden Mitarbeiter ausschließlich am Heimarbeitsplatz tätig und steht ihnen im Büro des Arbeitgebers auch kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, befindet sich hier der Mittelpunkt der betrieblichen/beruflichen Tätigkeit. Die Kosten für das Arbeitszimmer sind dann voll abzugsfähig.

Quantitative Beurteilung: Aufteilung der Arbeitszeit zählt

Werden Mitarbeiter qualitativ in gleicher Weise im häuslichen Arbeitszimmer und im Büro des Arbeitgebers tätig, ist die zeitliche Komponente ausschlaggebend. Verbringt der Betroffene die überwiegende Arbeitszeit (im Regelfall also ab drei von fünf Arbeitstagen pro Woche) im häuslichen Arbeitszimmer, befindet sich dort der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit und die Kosten sind voll abzugsfähig. Darauf, dass der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin auch einen anderen Arbeitsplatz im Büro des Arbeitgebers hat, kommt es in diesem Fall nicht an.

Bei ein bis zwei Tagen Homeoffice wird der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin quantitativ überwiegend im Büro des Arbeitgebers tätig. Befindet sich der Mittelpunkt der Tätigkeit außerhalb des häuslichen Arbeitszimmers, kommt höchstens ein Abzug bis zu 1.250 € in Betracht, wenn dem Mitarbeiter/der Mitarbeiterin – zumindest an den betroffenen Tagen kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b Satz 2 und Satz 3 erster Halbsatz EStG). Diese Voraussetzung ist derzeit in vielen Fällen erfüllt, weil der Arbeitsplatz beim Arbeitgeber aus Gründen des Infektionsschutzes nicht zur Verfügung steht oder die Einrichtungen des Arbeitgebers aufgrund behördlicher Anweisung geschlossen sind.

Coronavirus: Aufwendungen in voller Höhe für begrenzten Zeitraum

Ändern sich die Nutzungsverhältnisse innerhalb eines Kalenderjahres, können nur die auf den Zeitraum, in dem das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet, entfallenden Aufwendungen in voller Höhe abgezogen werden. Für den übrigen Zeitraum kommt ein beschränkter Abzug nur in Betracht, wenn für die betriebliche oder berufliche Betätigung kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Tipp
Der Höchstbetrag von 1.250 € ist auch bei nicht ganzjähriger Nutzung eines häuslichen Arbeitszimmers in voller Höhe zum Abzug zuzulassen (BMF-Schreiben v. 06.10.2017 – IV C 6 – S 2145/07/10002 :019, Rdnr. 22). Die Grenze kann also beispielsweise auch mit den Kosten für nur zwei oder drei Monate voll ausgeschöpft werden.

Bürokostenzuschuss des Arbeitgebers

Die Beurteilung von Leistungen des Arbeitgebers für ein im Haus oder in der Wohnung des Arbeitnehmers gelegenes Arbeitszimmer oder für eine Wohnung des Arbeitnehmers, die dieser zweckfremd als Homeoffice nutzt, als Arbeitslohn oder als Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung ist daran auszurichten, in wessen vorrangigem Interesse die Nutzung erfolgt.

  1. Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit: Dient das Arbeitszimmer oder die als Homeoffice genutzte Wohnung in erster Linie dem Interesse des Arbeitnehmers, ist davon auszugehen, dass die Leistungen des Arbeitgebers als Gegenleistung für das Zurverfügungstellen der individuellen Arbeitskraft des Arbeitnehmers erfolgen. Die Einnahmen sind als Arbeitslohn zu beurteilen.
  2. Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung: Eine Kostenerstattung des Arbeitgebers führt zu Vermietungseinkünften, wenn das Arbeitszimmer oder die als Homeoffice genutzte Wohnung vorrangig im betrieblichen Interesse genutzt wird und dieses Inter­esse über die Entlohnung des Arbeitnehmers sowie über die Erbringung der jeweiligen Arbeitsleistung hinausgeht. Sowohl die Ausgestaltung der Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer als auch die tatsächliche Nutzung des angemieteten Arbeitszimmers oder der als Homeoffice genutzten Wohnung des Arbeitnehmers müssen maßgeblich und objektiv nachvollziehbar von den Bedürfnissen des Arbeitgebers geprägt sein.

Für das Vorliegen eines betrieblichen Interesses des Arbeitgebers sprechen beispielsweise folgende Anhaltspunkte:

  • Für den Arbeitnehmer ist im Unternehmen kein geeigneter Arbeitsplatz vorhanden; die Versuche des Arbeitgebers, entsprechende Räume von fremden Dritten anzumieten, sind erfolglos geblieben.
  • Der Arbeitgeber hat für andere Arbeitnehmer des Betriebs, die über keine für ein Arbeitszimmer geeignete Wohnung verfügen, entsprechende Rechtsbeziehungen mit fremden Dritten begründet, die nicht in einem Dienstverhältnis zu ihm stehen.
  • Es wurde eine ausdrückliche, schriftliche Vereinbarung über die Bedingungen der Nutzung der überlassenen Räumlichkeiten abgeschlossen.
Beachte
Bei der zweckentfremdeten Vermietung von Wohnraum an den Arbeitgeber zu dessen betrieblichen Zwecken (z.B. Arbeitszimmer, als Homeoffice genutzte Wohnung) handelt es sich um Gewerbeimmobilien, für die die Einkünfteerzielungsabsicht ohne typisierende Vermutung durch objektbezogene Überschussprognose festzustellen ist.

Ist das vorrangige betriebliche Interesse des Arbeitgebers an der Vermietung des Arbeitszimmers oder der als Homeoffice genutzten Wohnung vom Arbeitnehmer an den Arbeitgeber nachgewiesen, mangelt es aber an der Einkünfteerzielungsabsicht nach § 21 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG infolge negativer Überschussprognose, handelt es sich um einen steuerlich unbeachtlichen Vorgang auf der privaten Vermögensebene. Eine Zuordnung der Leistungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer als Arbeitslohn kommt dann im Hinblick auf § 21 Abs. 3 EStG nicht mehr in Betracht.

Werbungskostenabzug für das Arbeitszimmer

Liegen die Voraussetzungen für die Zuordnung der Leistungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer zu den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung vor, sind die das Arbeitszimmer oder die als Homeoffice genutzte Wohnung betreffenden Aufwendungen in vollem Umfang als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung zu berücksichtigen. Sie fallen nicht unter die Abzugsbeschränkung des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG.

Tipp
Auf diese Weise können anteilige Raumkosten auch dann steuerlich berücksichtigt werden, wenn kein häusliches Arbeitszimmer im steuerlichen Sinne – also kein separater Raum, der nahezu ausschließlich beruflich genutzt wird – vorhanden ist.

Sind die Leistungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer hingegen als Arbeitslohn zu erfassen, unterliegt der Abzug der Aufwendungen für das Arbeitszimmer oder die als Homeoffice genutzte Wohnung ggf. der Abzugsbeschränkung des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG.

Porträt von Michael Puke

Michael Puke

Dipl.-Fw. Michael Puke ist Geschäftsführer des Studienwerks der Steuerberater in NRW e.V. und selbstständiger Steuerberater sowie Autor von Steuerfachliteratur. Unter anderem bearbeitet Herr Puke seit vielen Jahren einen bekannten Steuerratgeber und Bücher zur Prüfungsvorbereitung für Steuerfachangestellte.