Homeoffice: Diese Regelungen sollten Sie mindestens vereinbaren

Nachdem Kontakte zwischen den Menschen in Deutschland auf ein Minimum beschränkt werden sollen, mussten auch Mitarbeiter in Steuerkanzleien schnell an einen heimischen Arbeitsplatz umziehen. Oft zunächst provisorisch. Aber der Zustand wird wohl länger anhalten. Vor diesem Hintergrund sollten bestimmte praktische und arbeitsrechtliche Fragen geklärt und zwischen Kanzlei und Mitarbeitern vereinbart werden.

Notwendige Vereinbarungen und mögliche Fragestellungen

Arbeitnehmer haben nicht automatisch ein Recht auf Arbeit im Homeoffice. Arbeitgeber können Angestellte auch nicht einfach ins Homeoffice abordnen. Es bedarf einer Vereinbarung zwischen beiden Seiten. Diese muss individuell auf die Situation abgestimmt sein und sollte – wenn die Heimarbeit längerfristig ansteht – schriftlich abgefasst werden. In der Vereinbarung sollten Sie vor allem auch an folgende Punkte denken:

Arbeitszeiten: Wann hat der Arbeitnehmer im Homeoffice anwesend zu sein?

Grundsätzlich bietet die Arbeit zu Hause größere Flexibilität bei der Zeiteinteilung. Aber auch außerhalb der Kanzlei gilt: Der Arbeitgeber hat ein Weisungsrecht hinsichtlich der Arbeitszeit. Wichtig ist aus Kanzleisicht vor allem, dass die Erreichbarkeit für Mandanten und Kollegen gewährleistet ist. Es empfiehlt sich deshalb eine Vereinbarung, dass Arbeit im Homeoffice zu den üblichen Kanzleiöffnungszeiten stattfinden sollte.

Ausfallzeiten: Wie wird der Informationsfluss bei Ausfall (z.B. wegen Krankheit) gewährleistet?

Das Risiko einer Erkrankung – ob nun aufgrund des Corona-Virus oder aufgrund anderer Ursachen – ist natürlich auch bei der Arbeit von zu Hause aus nicht ausgeschlossen. Wenn evtl. Arbeitsmaterialien bei Kollegen zu Hause sind, ist es umso wichtiger, dass Informationen trotz Ausfall weitergegeben werden. Dafür empfiehlt sich die Einführung standardisierter Übergabeprotokolle, die von den Vertretungen eingesehen werden können und zentral auf einem für alle zugänglichen Server abgelegt sind.

Gesetzliche Auflagen: Wie werden Verschwiegenheitspflicht und Datenschutz gewährleistet?

Der sicherste Weg ist die Nutzung eigener Geräte (engl. „bring your own device“, BYOD) zu untersagen. Stattdessen sollte für das Homeoffice ein betrieblicher PC, am besten mit untersagter Privatnutzung, bereitgestellt werden (engl. „corporate-owned, personally enabled“, COPE). Betriebliche Hardware sollte möglichst kanzleiseitig für bestimmte Funktionen gesperrt werden (z.B. Sperre bestimmter Programme oder Webseiten), um Schadsoftware oder unerlaubte Privatnutzung zu verringern oder ganz auszuschließen.

Eine Mitnahme von Unterlagen sollte nach Möglichkeit grundsätzlich untersagt sein, weil diese im Homeoffice besonders zu sichern sind (z.B. durch Verstauen in verschließbaren Schränken). Das ist meist nur in abschließbaren Räumen wie z.B. einem Arbeitszimmer möglich. Da nicht jeder Arbeitnehmer über die entsprechende Anzahl an Räumen verfügt, sollte nach Möglichkeit ausschließlich über eine gesicherte VPN-Verbindung zum Server der Kanzlei und nur mit digitalen Unterlagen im Homeoffice gearbeitet werden.

Kosten: Welche Kosten erstattet die Kanzlei?

Unweigerlich stellt sich die Frage, wer die Kosten für Strom, Telefon und Internet trägt, wenn ein Mitarbeiter zu Hause arbeitet. Oft gibt es Flatrates, so dass keine zusätzlichen Kosten durch die Arbeit anfallen. Ist das nicht der Fall, gibt es einen Erstattungsanspruch. Hier sollte geklärt werden, für welche Kosten die Kanzlei aufkommt und ob und wie die Kosten nachgewiesen werden müssen.

Nach § 3 Nr. 45 EStG können die Bereitstellung von Telekommunikationsgeräten sowie die laufenden Kosten (auch bei erlaubter Privatnutzung) steuerfrei erstattet werden. Dies gilt ebenso für Datenverarbeitungsgeräte (z.B. Computer). Nach § 40 Abs. 2 Nr. 5 Satz 2 EStG können Kosten für den privaten Internetanschluss pauschaliert mit 25 % (ohne zusätzliche Sozialversicherungsbeiträge) erstattet werden.

Porträt von Timo Kaiser

Timo Kaiser

Timo Kaiser ist Steuerfachwirt, Fachassistent Lohn und Gehalt. Als Kanzleimanager ist er neben fachlichen Aufgaben für die Prozessoptimierung und Digitalisierung in einer Kanzlei mit ca. 25 Mitarbeitern zuständig.