Video zum Kurzarbeitergeld: So füllen Sie die Anzeige von Arbeitsausfall für Ihre Mandanten aus (Teil 1)

Bereits jetzt werden viele Steuerkanzleien geradezu überrannt von Mandanten, die Kurzarbeitergeld beantragen müssen. Der Ansturm wird in den kommenden Wochen noch zunehmen. Die Mandanten selbst sind hilflos. Neben der Flut an Anfragen haben viele Mitarbeiter in der Lohnabrechnung auch damit zu kämpfen, dass sie das Thema Kurzarbeitergeld lange nicht mehr oder noch nie auf dem Tisch hatten. Wir haben zur Unterstützung ein Video zum Ausfüllen einer Anzeige über Arbeitsausfall als ersten Schritt aufgezeichnet. Mit dem nächsten Lernpaket folgt ein Video zum Ausfüllen eines Kurzarbeitergeldantrags.

Mandanten beruhigen: Sie haben die notwendigen Informationen

Mandanten werden oftmals sehr aufgeregt zu Ihnen kommen, wenn sie wegen Arbeitsausfall Kurzarbeitergeld beantragen wollen. Vielleicht haben sie sich auch schon im Internet dazu informiert und sogar das Antragsformular heruntergeladen. Dennoch ist die Angst groß, etwas falsch zu machen und dann schlimmstenfalls dadurch den Anspruch auf Kurzarbeitergeld zu verlieren.

Sie nehmen Mandanten in solchen Fällen viele Sorgen, wenn Sie die Beantragung übernehmen. Viele der erforderlichen Angaben liegen bereits vor – zumindest, wenn Sie für den Mandanten die laufende Lohnbuchhaltung und die Finanzbuchhaltung erledigen.

Erster Schritt: Voraussetzungen abklären

Zunächst ist zu klären, ob der Mandant die Voraussetzungen für Kurzarbeitergeld erfüllt (vgl. § 99 SGBIII). Zur Abmilderung der wirtschaftlichen Folgen der Corona-Krise wurden die Hürden deutlich gesenkt. Gehen Sie zunächst mit dem Mandanten die Antragskriterien durch. Die Agentur für Arbeit hat dafür eine sehr umfassend informierende Webseite aufgebaut.

Beachte
Klären Sie mit Ihren Mandanten auch, ob betriebsinterne, tarifliche oder auch individuell-arbeitsvertragliche Vereinbarungen mit der Belegschaft zu berücksichtigen sind (Betriebsvereinbarung/Tarifvertragsklausel/Arbeitsvertragsklausel). Auch ob Kurzarbeit fristgerecht vereinbart und der Belegschaft angekündigt wurde. Notfalls ist eine Anordnung von Kurzarbeit sogar durch Änderungskündigung möglich.

Zweiter Schritt: Informationen sammeln

Vor der eigentlichen Beantragung von Kurzarbeitergeld muss für das Unternehmen zunächst eine Anzeige des Arbeitsausfalls bei der Agentur für Arbeit am Betriebssitz des Unternehmens gestellt werden.

Tipp
Nutzen Sie die Dienststellensuche der Agentur für Arbeit, um die für Ihren Mandanten zuständige Dienststelle zu ermitteln und den Antrag korrekt zu adressieren. Hier gelangen Sie zur Dienststellensuche.

Für den Antrag müssen Sie einige Informationen zum Unternehmen und den betroffenen Mitarbeitern sammeln. Nutzen Sie dafür die folgende Übersicht:

Angaben zum Ausfüllen eines Arbeitsausfallantrags

Information/Unterlagen

Quelle

Stammdaten Unternehmen:

Name/Anschrift

Stammdaten Kanzleisoftware

Anzahl Mitarbeiter

Lohnbuchhaltungssoftware z.B. über das Lohnjournal oder Lohnzahlungslisten

Tarifbindung

Lohnbuchhaltung, da ggf. bereits nach Tarif abgerechnet wurde oder ersatzweise Recherche im Tarifregister oder Bundesanzeiger

Umfang der Wochenarbeitszeitreduktion

Sofern keine Vollschließung aufgrund eines Erlasses vorliegt nur durch Gespräch mit dem Mandanten zu klären

Branche des Mandanten

Stammdaten Kanzleisoftware oder ersatzweise Kopie der Gewerbeanmeldung

Stammdaten Mitarbeiter

 

Name/Anschrift

Lohnbuchhaltungssoftware

KUG berechtigte Arbeitnehmer

Lohnbuchhaltungssoftware

vereinbarte Wochenarbeitsstunden

Lohnbuchhaltung ersatzweise Arbeitsverträge, Stundenaufzeichnungen oder Information des Mandanten

Begründung KUG

 

Erheblicher Arbeitsausfall

Begründung  z.B. mit Betriebsschließung aufgrund von Erlassen; Achtung: Es gelten vielerorts abweichende Bestimmungen;

 

Begründung mit Umsatzrückgang um XX% aufgrund der aktuellen wirtschaftlichen Lage („Corona Folgeerscheinungen“) und damit verbundener Arbeitsausfall bei den Arbeitnehmern (notfalls Planrechnung als Nachweis aufstellen)

Mandant/Finanzbuchhaltung/Planrechnung

Unterlagen die beim KUG Antrag mit einzureichen sind

 

Vereinbarung mit dem Betriebsrat über die Anordnung der Kurzarbeit (soweit erforderlich)

Mandant/Betriebsrat

Anordnung der Kurzarbeit

Beachte: Kenntnisnahme der Arbeitnehmer zur Anordnung der Kurzarbeit müssen nicht mit eingereicht werden, müssen aber im Falle einer Prüfung vorliegen, es ist ggf. sinnvoll diese direkt mit zu senden, da mögliche Rückfragen so vermieden werden können

Mandant/Mitarbeiter des Mandanten

Benötigte Unterlagen für die KUG Abrechnung

 

geleistete Arbeitsstunden und Kurzarbeitsstunden

ausschließlich durch zwingend notwendige Aufzeichnungen des Mandanten zu klären

(Ist nicht für die Anzeige an sich wichtige, sondern für die Abrechnung des Kurzarbeitergeldes nach der Bewilligung)

Weitere hilfreiche Unterlagen

 

Wirtschaftliche IST-Daten*

Finanzbuchhaltungsauswertungen (z.B. BWA) oder aktueller Jahresabschluss falls bereits vorhanden
 

Prognose Geschäftsentwicklung*

Planung (Liquiditätsplanung/ Rentabilitätsrechnung)  durch den Mandanten ggf. anhand der vorhandenen Aufträge

* Tatsächliche Zahlen wurden bisher im Antrag noch nicht gefordert. Aber für die Begründung von KUG und für weitere stützende Maßnahmen sind diese Unterlagen wichtig.

Dritter Schritt: Ausfüllen der Anzeige über Arbeitsausfall

Die Anzeige über Arbeitsausfall muss schriftlich erfolgen. Dies kann entweder mittels Formular oder online über die Webseite der Agentur für Arbeit geschehen. Haben Sie die o.g. Informationen zusammengetragen, ist die Anzeige über Arbeitsausfall schnell ausgefüllt. Weitere Hinweise zu den Einträgen und worauf beim Ausfüllen zu achten ist, erläutert unser Video.

Beachte
Die Anzeige des Arbeitsausfalls muss in dem Monat eingehen, in dem die Kurzarbeit beginnt. Aufgrund der Corona-Krise kann ein Antrag ausnahmsweise rückwirkend zum 01.03.2020 gestellt werden.

Aufgrund der Anzeige des Arbeitsausfalls entscheidet die Agentur für Arbeit, ob dem Mandanten bzw. dessen Unternehmen grundsätzlich Kurzarbeitergeld zusteht. Sobald Sie eine Zusage haben, müssen Sie für jeden Kalendermonat, für den Kurzarbeitergeld gezahlt werden soll, einen Leistungsantrag stellen. Eine Anleitung für den Leistungsantrag zum Kurzarbeitergeld veröffentlichen wir in Kürze.

Porträt von Timo Kaiser

Timo Kaiser

Timo Kaiser ist Steuerfachwirt, Fachassistent Lohn und Gehalt. Als Kanzleimanager ist er neben fachlichen Aufgaben für die Prozessoptimierung und Digitalisierung in einer Kanzlei mit ca. 25 Mitarbeitern zuständig.