Registrierkasse und offene Ladenkasse nebeneinander: So muss aufgezeichnet werden

Nicht selten werden in Betrieben mehrere Kassen eingesetzt. So verwendet der Mandant in den Geschäftsräumen häufig EDV-Kassen, während vor Ort – z.B. auf Wochenmärkten, Straßen-, Stadt-, Wein- oder Schützenfesten – offene Ladenkassen geführt werden. Was hier in der Praxis zu beachten ist, lesen Sie im folgenden Beitrag.

Grundsatz: Elektr. Kassenbuch für sämtliche Erlöse

Grundsätzlich gilt die Regelung: Wenn eines oder mehrere elektronische Aufzeichnungssysteme genutzt werden, sind diese grundsätzlich zur Aufzeichnung sämtlicher Erlöse zu verwenden (AEAO zu § 146), Tz. 223). Wenn für einen räumlich oder organisatorisch eindeutig abgrenzbaren Bereich aus technischen Gründen oder aus Zumutbarkeitserwägungen eine Erfassung über das vorhandene elektronische Aufzeichnungssystem nicht möglich ist, wird von den Finanzbehörden nicht beanstandet, wenn zur Erfassung dieser Geschäftsvorfälle eine offene Ladenkasse verwendet wird.

Beispiel Ein Gemüsehändler mit einem festen Verkaufsladen verkauft jeweils mittwochs und donnerstags seine Waren auf dem örtlichen Wochenmarkt. Im Verkaufsladen nutzt er eine Waage mit Kassenfunktion. Auf dem Markt nutzt er noch eine alte Waage mit Eisengewichten und führt die Kasse in Form der offenen Ladenkasse.

Lösung: Diese Formen der Kassenführung sind zulässig. Im Rahmen einer Betriebsprüfung müssten

  • für die Waage mit Kassenfunktion im Verkaufsladen Kasseneinzeldaten vorgelegt werden und
  • für den Marktstand retrograd aufgebaute Kassenberichte.

Kassenführung mittels offener Ladenkasse

Auch bei der Kassenführung mittels offener Ladenkasse gilt, dass die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen sind (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO). Als offene Ladenkasse gelten eine summarische, retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen sowie manuelle Einzelaufzeichnungen ohne Einsatz technischer Hilfsmittel (AEAO zu § 146, Nr. 2.1.4).

Pflicht zur täglichen Kassenführung

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben müssen täglich festgehalten werden (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO), und zwar unmittelbar nach Entstehung des Geschäftsvorfalls. Das Sammeln von Geld und spätere Aufzeichnen im Kassenbuch (Kassenbericht) sind unzulässig. Die Kassenaufzeichnungen dürfen keinesfalls am Ende der Woche oder des Monats, z.B. von den Mitarbeitern des Steuerberaters im Rahmen der Buchführungsarbeiten, erstellt werden.

Ein sachverständiger Dritter muss jederzeit, z.B. im Rahmen einer Kassen-Nachschau, in der Lage sein, den Sollbestand laut (Kassen-)Aufzeichnungen – also nach dem Kassenbuch oder den Kassenberichten – mit dem Istbestand der Geschäftskasse zu vergleichen (Prüfung der Kassensturzfähigkeit).

Tipp
Ausnahmsweise können Eintragungen im Kassenbericht noch am nächsten Geschäftstag vorgenommen werden, wenn zwingende geschäftliche Gründe einer Buchung am gleichen Tag entgegenstehen und aus den Buchungsunterlagen (z.B. Zwischenaufzeichnungen) sicher entnommen werden kann, wie sich der sollmäßige Kassenbestand seit dem Beginn des vorangegangenen Geschäftstages entwickelt hat.

Pflicht zu handschriftlichen Einzelaufzeichnungen

Bilanzierende Mandanten mit Bargeschäften und Kassenführung mittels „offener Ladenkasse“, sind verpflichtet, ein Kassenbuch (auch in Form aneinandergereihter retrograd aufgebauter Kassenberichte) zu führen, in dem sie grundsätzlich die Geschäftsvorfälle einzeln handschriftlich festhalten.

Zu beachten ist auch die getrennte Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen mit unterschiedlichen Steuersätzen.

Beachte
Werden die Bareinnahmen einer offenen Ladenkasse erfasst, so erfordert dies einen täglichen Kassenbericht, der auf der Grundlage eines tatsächlichen Auszählens der Bareinnahmen erstellt worden ist (BFH, Beschl. v. 16.12.2016 – X B 41/16). Dies umfasst sowohl Geldscheine als auch Münzgeld. Das bedeutet: Auch 1-, 2- und 5-Cent-Münzen sowie der Wechselgeldbestand müssen gezählt werden.

Aufzeichnung von Kartenzahlung zwingend separat

Im Kassenbuch bzw. –bericht dürfen nur Bareinnahmen und Barausgaben aufgezeichnet werden. Somit ist eine zusätzliche Dokumentation von unbaren Zahlungsarten (EC-, Kredit- oder Debitorenkarten) zwingend erforderlich. Auch Zahlungen mittels Schecks oder Fremdwährungen müssen gesondert aufgezeichnet werden.

Der Kassenbericht muss im Fall einer offenen Ladenkasse so beschaffen sein, dass es einem Buchsachverständigen zumindest am Beginn und am Ende jedes Geschäftstages - bei Einzelaufzeichnung der Bareinnahmen auch jederzeit im Laufe des Geschäftstages - möglich ist, den durch Kassensturz festgestellten Istbestand anhand der Kassenaufzeichnungen zu überprüfen!

Beachte
Werden im Kassenbuch bzw. Kassenbericht nur Summen eingetragen, müssen sich diese (z.B. durch fortlaufend nummerierte Quittungen der einzelnen Geschäftsvorfälle) nachvollziehen lassen.

Zählprotokolle

Das Thema Zählprotokolle dürfte in der Praxis der Betriebsprüfungen keine Rolle mehr spielen. Mittlerweile wurde mehrfach klargestellt (u.a. BFH, Urt. v. 20.03.2017 – X R 11/16 sowie Beschl. v. 16.12.2016 – X B 41/16), dass Zählprotokolle nicht geführt werden müssen. Sie erleichtern jedoch den Nachweis des tatsächlichen Auszählens (Indizwirkung). Wird tatsächlich ein Zählprotokoll geführt, dann sollte dieses von der Person oder den Personen unterschrieben werden, die auch das Geld gezählt haben.

Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht

Mandanten, die

  • Waren
  • an eine Vielzahl unbekannter Personen
  • gegen Barzahlung

verkaufen und denen nicht zugemutet werden kann, Einzelaufzeichnungen zu führen, müssen zwingend eine summarische Ermittlung der Einnahmen am Ende des Tages mittels retrograd aufgebautem Kassenbericht vornehmen.

Tipp
Von einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl nichtbekannter Personen ist auszugehen, wenn nach der typisierenden Art des Geschäftsbetriebs alltäglich Barverkäufe an namentlich nichtbekannte Kunden getätigt werden (vgl. BFH, Urt. v. 12.05.1966 – IV 472/60 und v. 16.12.2014 – X R 29/13). Dies setzt voraus, dass die Identität der Käufer für die Geschäftsvorfälle regelmäßig nicht von Bedeutung ist. Unschädlich ist, wenn der Verkäufer aufgrund außerbetrieblicher Gründe tatsächlich viele seiner Kunden namentlich kennt.

Wann Einzelaufzeichnungen unzumutbar sind

Die Unzumutbarkeit ist nur dann gegeben, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, die Geschäftsvorfälle einzeln aufzuzeichnen. Das Vorliegen der vorgenannten Voraussetzungen müssen die Mandanten gegenüber dem Finanzamt nachweisen.

Porträt von Michael Puke

Michael Puke

Dipl.-Fw. Michael Puke ist Geschäftsführer des Studienwerks der Steuerberater in NRW e.V. und selbstständiger Steuerberater sowie Autor von Steuerfachliteratur. Unter anderem bearbeitet Herr Puke seit vielen Jahren einen bekannten Steuerratgeber und Bücher zur Prüfungsvorbereitung für Steuerfachangestellte.