Online–Terminkalender: Wie man ihn einsetzen kann, welche Funktionen er bietet und was er für Vorteile bringt

In vielen Arztpraxen und Restaurants ist die Vergabe von Terminen per Online-Terminkalender inzwischen der Normalfall. Auch Sie können Ihren Mandanten eine Online-Terminvereinbarung sehr einfach anbieten und damit auch Ihre Sprechzeiten viel besser steuern. Lesen Sie hier, welche Angebote es gibt und wie Sie sie in Ihrer Kanzlei nutzen.

Wie machen Sie bisher Ihre Termine?

In den meisten Fällen sucht man zwei bis drei Terminvorschläge heraus und schickt Sie dem Mandanten. Passt ein Termin auf Anhieb, hat man Glück. Manchmal entwickelt sich aber auch ein E-Mail–Pingpong, bis ein freier Termin gefunden ist. In anderen Fällen versucht man telefonisch, einen Termin abzustimmen. Dann muss man wiederum Glück haben, den Mandanten zu erwischen. Diese Terminvereinbarungen kosten Zeit und Nerven. Mit einem Online-Terminkalender geht es einfacher.           

Tipp
Empfehlenswerte Online-Terminkalender sind Calendly, Terminland oder eTermin. Legen Sie Wert auf deutsche Datenschutzbestimmungen, ist Terminland erste Wahl. Aber der Anbieter ist auch teurer als die anderen.

Wie funktioniert ein Online-Terminkalender?

Der Online-Kalender wird mit Hilfe eines Plug-ins (wird bei der Registrierung per Download bereitgestellt) mit dem Arbeitskalender verbunden. So können online auch nur noch zu freien Zeiten Termine gebucht werden.

In der Verwaltung des Online-Kalenders können Sie verschiedene Terminarten hinterlegen. Ein Termin könnte z.B. wie folgt festgelegt werden: Hilfestellung digitale Buchhaltung, 30 Minuten. Der Mandant kann diesen Termin nun über Ihre Webseite buchen. Bei der Buchung können Sie dem Mandanten Felder vorgeben, die ausgefüllt werden müssen, z.B. Problemstellung, Kontaktmöglichkeiten etc.

Es besteht die Möglichkeit, sofort einen Preis anzeigen zu lassen, der für den Termin fällig ist und sogar direkt per PayPal eingefordert werden kann. Sie können so viele Termine wie gewünscht anlegen, wie z.B. steuerliche Beratung, Bilanzbesprechung usw.

Tipp Sie können im Online–Kalen­der Zeiten einstellen, zu denen keine Terminbuchungen möglich sind (z.B. Mittagspause). Sie können auch Nachbearbeitungszeiten einstellen, so dass nicht ein Termin auf den nächsten folgt.

Überlegen Sie, ob Sie den Online-Kalender öffentlich machen möchten; viele Steuerberater haben einen Link zum Kalender auf der Webseite. Es ist aber auch möglich, den Link nur an Mandanten zu schicken, wenn Termine gebucht werden sollen. Das wäre dann die Alternative zum Senden von Terminvorschlägen.

Beachte
Die Buchung von Auswärtsterminen sollten Sie nicht über Online-Kalen­der anbieten, weil Mandanten Ihre An- und Abreisezeit nicht mit einplanen können. Hier hätten Sie die Möglichkeit, großzügige Vor- und Nachbereitungszeit selbst mit einzuplanen. Am besten erproben Sie das in der Praxis.

Zwei beliebte Einsatzmöglichkeiten des Online-Kalenders

  1. Terminbuch für Bewerber: Oftmals surfen am Wochenende potentielle Arbeitnehmer auf Ihrer Webseite. Geben Sie denen die direkte Möglichkeit, ein Bewerbungsgespräch zu buchen. Hierfür können Sie beispielsweise drei Termine in der Woche festlegen. Durch eine freundliche Bestätigungsmail fühlt sich ein Bewerber sofort gut aufgehoben und abgeholt.
  2. Supportzeiten per Telefon: Sie starten in die Digitalisierung und viele Mandanten bombardieren Sie mit Fragen, z.B. zu DATEV Unternehmen online und Co. Stellen Sie hierfür z.B. einen Telefonsupport in einem festen Zeitraum bereit. Konfigurieren Sie im Online-Kalender 15-minütige Termine, die von Mandanten gebucht werden können. Und kommunizieren Sie direkt Ihren Preis für die Beratung. So werden aus den sonst so lästigen Zeiten abrechenbare Leistungen.

Tipp
Ein Online-Kalender spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern trägt auch zu Ihrem Image bei. Mandanten und Partner nehmen Sie völlig anders wahr und freuen sich über Komfort beim Einbuchen von Terminen.

Porträt von Stefan Homberg

Stefan Homberg

Stefan Homberg berät als Geschäftsführer der Agentur Die Kanzlei-Entwickler Kanzleien bei der Entwicklung und Umsetzung von Digitali­sierungs­projekten sowie bei Datenschutzthemen (www.kanzlei-entwickler.de).