Neben der Ausstattung elektronischer Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ist seit Jahresanfang die Belegausgabe an Kunden bei elektronischen Kassen verpflichtend. Während die TSE-Pflicht mangels technischer Voraussetzungen bis zum 01.10.2020 ausgesetzt wurde, besteht die Bonpflicht seit Januar 2020. Mit diesem Beitrag stellen wir Ihnen Antworten des BMF auf häufige Praxisfragen vor.
Konkrete Vorgaben des BMF
Zum 01.01.2020 wurde mit § 146a Abs. 1 Satz 1 AO die sogenannte Belegausgabepflicht normiert. Danach sind aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems zu erfassen, welches jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet. In diesem Kontext konkretisiert der Anwendungserlass die Anforderungen an die Belegausgabepflicht (BMF-Schreiben v. 17.06.2019 – IV A 4 - S 0316-a/18/10001).
Welche Angaben Pflichtbelege enthalten müssen
Die Pflichtangaben aufgrund der Absicherung der Daten sind in § 6 KassenSichV geregelt. Diese umfassen neben dem vollständigen Namen und der vollständigen Anschrift des leistenden Unternehmers u.a. das Datum der Belegausstellung, den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und der Vorgangsbeendigung, die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände bzw. den Umfang und die Art der Leistung, das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Grundsätzlich kann ein Beleg nach § 6 Satz 3 KassenSichV elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden, wobei eine elektronische Bereitstellung des Belegs der Zustimmung des Kunden bedarf. Unabhängig von der Entgegennahme durch den Kunden ist der elektronische Beleg in jedem Fall zu erstellen.
Eine solche elektronische Belegausgabe muss in einem standardisierten Datenformat wie z.B. JPG, PNG oder PDF erfolgen und soll auf einem Endgerät des Kunden mit einer kostenfreien Standardsoftware lesbar sein.
Nach § 146a Abs. 2 Satz 2 AO kann bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nichtbekannten Personen auf Antrag und mit Zustimmung der zuständigen Behörde nach § 148 AO aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht abgesehen werden. Ausschlaggebend könnte im Rahmen einer Ermessensentscheidung sein, ob die Belegausgabe und Zurverfügungstellung des Belegs den Umsatz beeinträchtigen. Eine solche Beeinträchtigung wäre vorstellbar, wenn eine Warteschlange entstehen oder sich verlängern würde. Dies sollte jedoch nur vereinzelt der Fall sein, beispielsweise bei einem Bierstand im Fußballstadion oder bei einer Bar in einer Diskothek, nicht aber bei einem Supermarkt. Im Fall einer Ablehnung kann diese mit einem Einspruch angefochten werden.
Die Befreiung von der Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO entbindet den Unternehmer nicht von dem Anspruch des Kunden auf die Ausstellung einer Quittung (§ 368 BGB). Wiederum gilt: Die Belegausgabepflicht hat seit dem 01.01.2020 nur derjenige zu befolgen, der Geschäftsvorfälle mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems i.S.d. § 146a Abs. 1 Satz 1 AO – also der EDV-Kasse – erfasst.
Was passiert, wenn der Ausgabepflicht nicht entsprochen wird?
Der Verstoß gegen die Belegausgabepflicht ist nicht bußgeldbewehrt. Er könnte aber als Indiz dafür gewertet werden, dass den Aufzeichnungspflichten nicht entsprochen wurde.
Michael Puke
Dipl.-Fw. Michael Puke ist Geschäftsführer des Studienwerks der Steuerberater in NRW e.V. und selbstständiger Steuerberater sowie Autor von Steuerfachliteratur. Unter anderem bearbeitet Herr Puke seit vielen Jahren einen bekannten Steuerratgeber und Bücher zur Prüfungsvorbereitung für Steuerfachangestellte.