Posteingang digitalisieren und dabei auch den Ablauf optimieren

Oft werden digitale Strukturen einfach auf bestehende Strukturen gelegt. Folge: Die digitalen Prozesse sind nur bedingt brauchbar, machen oft mehr Arbeit und bringen wenig Nutzen. Dieser Falle kann man mit der sogenannten Prozessoptimierung entgehen. Jede Tätigkeit einer Steuerberatungskanzlei kann als Prozess dargestellt und auch optimiert werden. Wie das funktioniert, zeigt dieser Beitrag am Beispiel des Posteingangs.

Die drei grundlegenden Schritte bei der Prozessoptimierung

Prozesse werden in den folgenden drei Schritten optimiert:

  1. Ziel definieren: Anlass für die Prozessoptimierung ist die Digitalisierung. Für den Posteingang ergibt sich daraus das Ziel: Die Postbearbeitung soll lückenlos digital erfolgen.
  2. Start des Prozesses festlegen: Jeder Prozess hat neben einem definierten Ziel auch einen Auslöser.
  3. Prozessschritte definieren: Neben Start und Ziel werden die einzelnen Prozessschritte benannt sowie die zuständigen Mitarbeiter definiert. Aus der daraus resultierenden Prozessbeschreibung lassen sich einzelne Schritte verbessern und können damit das zuvor definierte Ziel erfüllen.

Prozessbeispiel Posteingang: Dokumentation des Ablaufs

Im folgenden Beispiel sind Auslöser und Ziel schnell zu erkennen. Der Prozess beginnt mit dem Eintreffen der Post und endet mit dem Vorliegen des (digitalen) Posteingangs. Die einzelnen Tätigkeitsschritte und die zuständigen Mitarbeiter werden je nach Kanzlei variieren. Im Großen und Ganzen wird der Prozess aber ähnlich sein.

Nr.

Prozess

zuständig

1

Briefe werden bearbeitet (Briefe öffnen etc.), die Bescheide werden gescannt und im elektronischen Fristenkontrollbuch hinterlegt und ins Dokumentenmanagementsystem eingespeist.

Sekretariat/Empfang

2

Gescannte Bescheide und nichtdigitalisierte Post werden an die Geschäftsführung weitergegeben und nach der Durchsicht an die verantwortlichen Mitarbeiter zur weiteren Bearbeitung verteilt.

Sekretariat/Empfang

3

Bescheide werden im Zuge der Bearbeitung per Mail oder per Post an Mandanten versendet.

Sekretariat/Empfang

Optimierter Posteingang

So könnte ein optimierter Posteingang aussehen, bei dem die kanzleiinternen Prozesse tatsächlich alle digitalisiert sind und nicht mehr mit den Originalbelegen gearbeitet wird:

Nr.

Prozess

zuständig

1

Briefe werden bearbeitet (Briefe öffnen etc.), die Bescheide werden gescannt und im elektronischen Fristenkontrollbuch hinterlegt und ins Dokumentenmanagementsystem eingespeist – dort in das Posteingangsfach der Geschäftsführung.

Sekretariat/Empfang

2

Durchsicht und Verschieben in die Postfächer der zuständigen Mitarbeiter

Geschäftsführung

3

Originalbescheide werden bereits vor der Prüfung an den Mandanten gesendet.

Sachbearbeiter

4

Bearbeitung und Verschieben an vordefinierte Stelle im Dokumentenmanagementsystem

Sachbearbeiter

Die positiven Effekte der Digitalisierung für die Kanzlei

Die Dokumente erscheinen zen­tral sichtbar für den jeweils bearbeitenden Mitarbeiter. Hilfreicher Nebeneffekt: Für jeden ist sofort erkennbar, dass Schreiben im eigenen Posteingangsfach noch bearbeitet werden müssen. Weil Originalbescheide bereits vor der Prüfung an den Mandanten gesendet werden, ist der bereits über mögliche Zahlungen informiert. Sollten Einsprüche vorzunehmen oder weitergehende Erklärungen notwendig sein, wird dies durch den Sachbearbeiter erledigt. In der Kanzlei existiert damit nur noch der digitale Bescheid. Die weitere Bearbeitung findet somit ebenfalls digital statt.

Weitere positive Nebeneffekte: Die Bearbeitungsstände werden durch die für jeden auf einen Blick sichtbaren nichtbearbeiteten Bescheide transparenter. Außerdem sind die Vertretungen der entsprechenden Mitarbeiter bei Krankheit besser zu organisieren, da der Posteingangsordner für jeden einsehbar ist.

Porträt von Timo Kaiser

Timo Kaiser

Timo Kaiser ist Steuerfachwirt, Fachassistent Lohn und Gehalt. Als Kanzleimanager ist er neben fachlichen Aufgaben für die Prozessoptimierung und Digitalisierung in einer Kanzlei mit ca. 25 Mitarbeitern zuständig.