Die aktuellen Regelungen zur Anerkennung von Kosten für ein Homeoffice

In Zeiten des Fachkräftemangels und der zunehmenden Digitalisierung der Arbeitsabläufe steht auch immer häufiger die Frage nach Homeoffice-Arbeitsplätzen im Raum. Daheim können Arbeitnehmer in die betrieblichen Arbeitsabläufe eingebunden sein und sparen sich häufig zeitraubende Fahrtzeiten zwischen Wohnung und Büro. Im Folgenden haben wir Ihnen aktuelle Hinweise zur steuerlichen Beurteilung von Homeoffice-Arbeitsplätzen zusammengestellt.

Grundsätze

Nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b Satz 1 und § 9 Abs. 5 Satz 1 EStG dürfen die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sowie die Kosten der Ausstattung grundsätzlich nicht als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abgezogen werden.

Bildet das häusliche Arbeitszimmer jedoch den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung, dürfen die Aufwendungen in voller Höhe steuerlich berücksichtigt werden (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b Satz 3 zweiter Halbsatz EStG). Dies gilt auch, wenn ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Bildet das häusliche Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung und steht für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, sind die Aufwendungen bis zur Höhe von 1.250 € je Kalenderjahr als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b Satz 2 und 3 erster Halbsatz EStG).

Der Betrag von 1.250 € ist kein Pauschbetrag. Es handelt sich um einen personenbezogenen Höchstbetrag, der nicht mehrfach für verschiedene Tätigkeiten in Anspruch genommen werden kann, sondern ggf. auf die unterschiedlichen Tätigkeiten aufzuteilen ist. Bei der Nutzung mehrerer häuslicher Arbeitszimmer in verschiedenen Haushalten ist der Höchstbetrag nur einmal anzuwenden.

Der Höchstbetrag von 1.250 € ist auch bei nicht ganzjähriger Nutzung eines häuslichen Arbeitszimmers in voller Höhe, also nicht zeitanteilig, zum Abzug zuzulassen.

Wann Kosten für ein Arbeitszimmer absetzbar sind

Situation

Folge

Das Arbeitszimmer ist Mittelpunkt der gesamten beruflichen und betrieblichen Tätigkeit (Gesamtbetrachtung).

Die Aufwendungen sind voll abzugsfähig.

Es ist kein anderer Arbeitsplatz als das häusliche Arbeitszimmer (für die ausgeübte Tätigkeit) vorhanden (Einzelbetrachtung).

Die Aufwendungen sind bis zur Höhe von 1.250 € p.a. berücksichtigungsfähig.

alle übrigen Fälle

Die Aufwendungen sind steuerlich nicht zu berücksichtigen.

Im Rahmen der Prüfung sind zwei Prüfungsschritte erforderlich:

1. Prüfschritt: Im ersten Schritt ist stets zu prüfen, ob es sich bei dem Raum um ein häusliches Arbeitszimmer i.S.d. § 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG handelt, d.h., ob das Arbeitszimmer (fast) ausschließlich beruflich/betrieblich genutzt wird.

2. Prüfschritt: Erst in einem zweiten Prüfschritt ist dann zu prüfen, in welcher Höhe die Aufwendungen entsprechend der gesetzlichen Einschränkung des § 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG steuerlich zu berücksichtigen sind.

Homeoffice als Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung

Ein unbeschränkter Abzug der Aufwendungen kommt in Betracht, wenn sich der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit im häuslichen Arbeitszimmer befindet. Ob dem Mandanten ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, ist in diesen Fällen nicht von Bedeutung. Folglich kann beispielsweise ein Arbeitnehmer, der einen Heimarbeitsplatz hat und bei dem das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen und betrieblichen Tätigkeit bildet, die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer auch dann in voller Höhe geltend machen, wenn ihm ein „anderer Arbeitsplatz“ zur Verfügung steht.

Drei Tage Homeoffice

Wird der Mandant qualitativ in gleicher Weise im häuslichen Arbeitszimmer und im Büro des Arbeitgebers tätig, ist die zeitliche Komponente ausschlaggebend. Verbringt der Mandant die überwiegende Arbeitszeit im häuslichen Arbeitszimmer, befindet sich der Mittelpunkt der betrieblichen/beruflichen Tätigkeit im häuslichen Arbeitszimmer und die Aufwendungen sind in vollem Umfang abzugsfähig.

Zwei Tage Homeoffice

In diesem Fall wird der Mandant quantitativ überwiegend im Büro des Arbeitgebers tätig. Der Mittelpunkt der Tätigkeit befindet sich außerhalb des häuslichen Arbeitszimmers und die Aufwendungen sind nicht als Betriebsausgaben/Werbungskosten abzugsfähig.

Ist es dem Mandanten untersagt, an den häuslichen Arbeitstagen im Büro des Arbeitgebers tätig zu werden, steht ihm der andere Arbeitsplatz nicht im erforderlichen Umfang zur Verfügung und die Aufwendungen können mit bis zu 1.250 € berücksichtigt werden.

Ersatzleistungen des Arbeitgebers

Ersatzleistungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer für Aufwendungen eines häuslichen Arbeitszimmers können nicht steuerfrei gezahlt werden. Bei den Zahlungen handelt es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Gleiches gilt bei Zahlung eines pauschalen Bürokostenzuschusses oder bei Übernahme der Kosten für die Büroeinrichtung (z.B. Telefon, Faxgerät, Kopierer usw.). Eine steuerfreie Ersatzmöglichkeit haben lediglich öffentliche Arbeitgeber, die die Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 12 Satz 2 EStG anwenden können.

Vermietung des Arbeitszimmers an den Arbeitgeber

Zur einkommensteuerrechtlichen Beurteilung der Vermietung eines Arbeitszimmers oder einer als Homeoffice genutzten Wohnung durch einen Arbeitnehmer an seinen Arbeitgeber hat das BMF kürzlich Stellung genommen (BMF-Schreiben v. 18.04.2019 – IV C 1 - S 2211/16/10003 :005).

Die Beurteilung der Zahlungen des Arbeitgebers als Arbeitslohn oder als Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung ist daran auszurichten, in wessen vorrangigem Interesse die Nutzung erfolgt. Dient das Arbeitszimmer oder die als Homeoffice genutzte Wohnung in erster Linie dem Interesse des Arbeitnehmers, ist davon auszugehen, dass die Leistungen des Arbeitgebers als Gegenleistung für das Zurverfügungstellen der individuellen Arbeitskraft des Arbeitnehmers erfolgen. Die Einnahmen sind Arbeitslohn. Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung liegen dann nicht vor.

Ein für den Arbeitslohncharakter sprechendes gewichtiges Indiz liegt vor, wenn der Arbeitnehmer im Betrieb des Arbeitgebers über einen weiteren Arbeitsplatz verfügt und die Nutzung des Arbeitszimmers vom Arbeitgeber lediglich gestattet oder geduldet wird.

Für das Vorliegen eines betrieblichen Interesses des Arbeitgebers und damit für Einnahmen des Arbeitnehmers aus Vermietung und Verpachtung sprechen beispielsweise folgende Anhaltspunkte:

  • Für den Arbeitnehmer ist im Unternehmen kein geeigneter Arbeitsplatz vorhanden. Die Versuche des Arbeitgebers, entsprechende Räume von fremden Dritten anzumieten, sind erfolglos geblieben.
  • Der Arbeitgeber hat für andere Arbeitnehmer des Betriebs, die über keine für ein Arbeitszimmer geeignete Wohnung verfügen, entsprechende Rechtsbeziehungen mit fremden Dritten begründet, die nicht in einem Dienstverhältnis zu ihm stehen.
  • Es wurde eine ausdrückliche, schriftliche Vereinbarung über die Bedingungen der Nutzung der überlassenen Räumlichkeiten abgeschlossen.
Beachte
Bei der Vermietung von Wohnraum an den Arbeitgeber zu dessen betrieblichen Zwecken (Arbeitszimmer, als Homeoffice genutzte Wohnung) handelt es sich um Gewerbeimmobilien, für die die Einkünfteerzielungsabsicht durch eine objektbezogene Überschussprognose festzustellen ist.
Porträt von Michael Puke

Michael Puke

Dipl.-Fw. Michael Puke ist Geschäftsführer des Studienwerks der Steuerberater in NRW e.V. und selbstständiger Steuerberater sowie Autor von Steuerfachliteratur. Unter anderem bearbeitet Herr Puke seit vielen Jahren einen bekannten Steuerratgeber und Bücher zur Prüfungsvorbereitung für Steuerfachangestellte.