Mit Regeln Ordnung in den Outlook-Mailaccount bringen

Mit Regeln können Sie E-Mail-Nachrichten automatisch verschieben, kennzeichnen und auf Sie antworten. Sie können auch Regeln verwenden, um Benachrichtigungen über neue Elemente anzuzeigen. So behalten Sie auch bei hohem Mailaufkommen den Überblick. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Regeln sinnvoll einsetzen und sie praktisch in Outlook anlegen.

Regeln für Mails einrichten

Die einfachste und häufigste Regel verschiebt Mails von einem bestimmten Absender oder mit bestimmten Stichwörtern in der Betreffzeile automatisch in einen Ordner. Sie können diese Regel direkt aus einer Nachricht erstellen, die Sie bereits erhalten haben:

1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht im Posteingang oder in einem anderen E-Mail-Ordner und wählen Sie Regeln und dann Regel erstellen aus.

2 Im oberen Teil des Dialogfensters können Sie dann die Bedingung wählen (Absender, Betreff enthält oder Empfänger der Mail). Im unteren Teil wählen Sie die auszuführende Aktion.

3 Zum automatischen Verschieben von Mails klicken Sie auf Element in Ordner verschieben und wählen einen Zielordner aus. Sie können Elemente in einen vorhandenen oder einen neuen Ordner verschieben.

Tipp
Wenn Sie die Regel für bereits empfangene Nachrichten ausführen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen im Bestätigungsdialogfeld, das eingeblendet wird, und klicken dann auf „OK“.

Regel-Assistent nutzen

Eine andere Möglichkeit zum Erstellen einer Regel bietet Ihnen der Regel-Assistent.

Regeln sind nahezu unbegrenzt anpassbar. Es gibt eine Reihe von Optionen, die Sie für jeden von Ihnen erstellten Regeltypus festlegen können. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um zu erfahren, wie Sie mit Hilfe des Regel-Assistenten eine Regel erstellen.

1 Klicken Sie im Ordner Regeln auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Wählen Sie dort die Option Neue Regel aus.

2 Wählen Sie eine der Vorlagen aus. Es gibt drei Arten von Regeln, die Sie mit dem Regel-Assistenten erstellen können:

  • Behalten Sie den Überblick: Mit Hilfe dieser Regeln können Sie Nachrichten filtern, ablegen und nachverfolgen.
  • Bleiben Sie auf dem Laufenden: Mit Hilfe dieser Regeln werden Sie beim Erhalt einer Nachricht, die einem bestimmten Satz von Kriterien entspricht, benachrichtigt.
  • Benutzerdefinierte Regeln: Hierbei handelt es sich um Regeln, die Sie ohne Vorlage erstellen.
Porträt von Jörg Sydow

Jörg Sydow

Jörg Sydow ist zertifizierter Fachwirt für Kanzleimanagement, Trainer/Referent von Kanzlei­ma­nager-Seminaren und Mitbegründer des Stamm­tisches Kanzleimanager-NRW (www.kanzleimanager-nrw.de).