Von einer Nettolohnoptimierung spricht man, wenn steuerpflichtige Gehaltsbestandteile in eine steuerfreie oder pauschal besteuerte Zuwendung umgewandelt werden sollen (= Gehaltsumwandlung). Ziel dieser Vorgehensweise ist es, den gleichen Nettolohn wie vor der Umwandlung bei einer geringeren Steuer- und Abgabenlast zu erreichen.
Die Voraussetzungen für eine steuerfreie/pauschal versteuerte Gehaltsumwandlung
Die Anerkennung einer Gehaltsumwandlung setzt voraus, dass die Änderung des Arbeitsvertrags vor Entstehung des Lohnanspruchs zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber vorgenommen wird.
Eine Gehaltsumwandlung ist zudem nicht möglich, wenn die steuerfreie oder pauschal besteuerte Zuwendung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden muss. Sie wird folglich nur dann anerkannt, wenn die steuerfreie oder pauschal besteuerte Zuwendung ohne diese Zusätzlichkeitsvoraussetzung erbracht werden kann. Auch eine Gehaltsumwandlung zugunsten von Leistungen im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers ist nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht möglich.
Wann eine Umwandlung möglich ist
Bei den nachfolgend aufgeführten Sachverhalten ist eine Umwandlung von steuerpflichtigen Gehaltsbestandteilen in steuerfreie oder pauschal besteuerte Zuwendungen mit Wirkung für die Zukunft möglich:
- Umwandlung von Barlohn in Sachbezüge (insbesondere zugunsten der Gestellung eines Firmenwagens oder Elektro-Bikes),
- Umwandlung von Barlohn in Sachlohn zur Inanspruchnahme der 44-€-Freigrenze,
- Umwandlung von Barlohn zugunsten der steuerfreien Gestellung von Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräten,
- Umwandlung von Barlohn in Essensmarken oder sogenannte Restaurantschecks,
- Umwandlung von Barlohn zugunsten von mit 25 % pauschal besteuerten Erholungsbeihilfen,
- Umwandlung von Barlohn in einen pauschalen Auslagenersatz.
Wann keine Umwandlung möglich ist
Eine Umwandlung von steuerpflichtigen Gehaltsbestandteilen in eine steuerfreie oder pauschal besteuerte Zuwendung ist hingegen nicht möglich, wenn die begünstigte Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden muss. Somit kommt eine Gehaltsumwandlung wegen des Zusätzlichkeitserfordernisses z.B. nicht in Betracht bei folgenden Sachverhalten:
- steuerfreien Fahrtkostenzuschüssen/Jobtickets,
- steuerfreien Kindergartenzuschüssen,
- steuerfreien Zuschüssen zur Gesundheitsvorsorge bis zu 500 € jährlich (§ 3 Nr. 34 EStG),
- steuerfreien Vorteilen für die Überlassung von Fahrrädern inkl. Pedelecs (§ 3 Nr. 37 EStG),
- pauschal mit 15 % besteuerten Fahrtkostenzuschüssen,
- pauschal mit 25 % besteuerten Zuschüssen zur Internetnutzung,
- Leistungen im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers (z.B. Parkplatzgestellung).
Bei den vorstehenden Sachverhalten ist aber zu beachten, dass die Zusätzlichkeitsvoraussetzung teilweise erfüllt ist, wenn die vereinbarte Leistung des Arbeitgebers höher ist als der umgewandelte Betrag.
Der Arbeitgeber vereinbart mit seinem Arbeitnehmer eine Herabsetzung des Arbeitslohns von 3.200 € auf 3.100 €. Im Gegenzug erbringt der Arbeitgeber Leistungen im Wert von 200 € monatlich zur Unterbringung und Betreuung des nichtschulpflichtigen Kindes des Arbeitnehmers in einem Kindergarten.
Der Arbeitgeber erbringt lediglich zusätzliche Leistungen in Form von steuerfreien Kindergartenzuschüssen i.H.v. 100 €. Dieser Betrag von 100 € ist steuerfrei. Hinsichtlich des Mehrbetrags von 100 € (200 € abzüglich 100 €) liegt eine schädliche Gehaltsumwandlung vor. Der steuer- und beitragspflichtige Arbeitslohn beträgt daher nach wie vor 3.200 €.
Michael Puke
Dipl.-Fw. Michael Puke ist Geschäftsführer des Studienwerks der Steuerberater in NRW e.V. und selbstständiger Steuerberater sowie Autor von Steuerfachliteratur. Unter anderem bearbeitet Herr Puke seit vielen Jahren einen bekannten Steuerratgeber und Bücher zur Prüfungsvorbereitung für Steuerfachangestellte.