Offene Ladenkasse: So sind die Aufzeichnungen vorzunehmen

Nach wie vor gibt es keine gesetzliche Verpflichtung, ein elektronisches Aufzeichnungssystem zur Aufzeichnung von (Bar-)Geschäfts­vorfällen zu nutzen. Die Form der Kassenführung können die Mandanten weiterhin selbst bestimmen. Gerade in Zeiten, in denen die technischen Anforderungen an EDV-Kassensysteme stetig steigen, wählen viele kleinere Unternehmen bewusst die offene Ladenkasse. Lesen Sie hier, welche Regeln für die Kassenführung zu beachten sind und welche Fehler häufig gemacht werden.

Wann Kassenberichte erstellt werden müssen

Auch bei der Kassenführung mittels offener Ladenkasse gilt, dass die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen sind (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO).

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben müssen täglich festgehalten werden (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO), und zwar unmittelbar nach Entstehung des Geschäftsvorfalls. Die Kassenaufzeichnungen dürfen keinesfalls am Ende der Woche oder des Monats, z.B. von den Mitarbeitern des Steuerberaters im Rahmen der Buchführungsarbeiten, erstellt werden.

Ein sachverständiger Dritter muss jederzeit, z.B. im Rahmen einer Kassen-Nachschau, in der Lage sein, den Sollbestand laut (Kassen-)Aufzeichnungen – also nach dem Kassenbuch oder den Kassenberichten – mit dem Istbestand der Geschäftskasse zu vergleichen (Prüfung der Kassensturzfähigkeit).

Ausnahmsweise können Eintragungen im Kassenbericht noch am nächsten Geschäftstag vorgenommen werden, wenn zwingende geschäftliche Gründe einer Buchung am gleichen Tag entgegenstehen und aus den Buchungsunterlagen, z.B. Zwischenaufzeichnungen, sicher entnommen werden kann, wie sich der sollmäßige Kassenbestand seit dem Beginn des vor­angegangenen Geschäftstages entwickelt hat.

Aufbau und Inhalt eines Kassenberichts

Bilanzierende Mandanten mit Bargeschäften und Kassenführung mittels „offener Ladenkasse“ sind verpflichtet, ein Kassenbuch (auch in Form aneinandergereihter, retrograd aufgebauter Kassenberichte; siehe unten) zu führen, in dem sie grundsätzlich die Geschäftsvorfälle einzeln handschriftlich festhalten.

Die Berechnung der Tageseinnahmen bei Nutzung retrograd aufgebauter Kassenberichte sieht wie folgt aus:

Aufbau eines Kassenberichts

 

gezählter Kassenbestand bei Geschäftsschluss
(tatsächlich ausgezählter Betrag)

+

Barausgaben
(Wareneinkäufe, Nebenkosten, sonstige Betriebsausgaben)

+

private Barentnahmen
(durch Eigenbelege nachgewiesen)

+

sonstige Ausgaben
(Geldtransit)

./.

Kassenbestand am Vortag

=

Kasseneingang

./.

Bareinlagen (durch Eigenbeleg nachgewiesen)

./.

sonstige Einnahmen (Geldtransit)

=

Tageslosung = Tageseinnahmen

Bei Anwendung der Kassenführung mittels offener Ladenkasse muss somit grundsätzlich täglich zum Geschäftsschluss der Inhalt der Kasse exakt gezählt werden. Dies umfasst sowohl Geldscheine als auch Münzgeld. Das bedeutet: Auch 1-, 2- und 5-Cent-Münzen sowie der Wechselgeldbestand müssen gezählt werden.

Beachte
Im Kassenbuch bzw. –be­richt dürfen nur Bareinnahmen und Barausgaben aufgezeichnet werden. Somit ist eine zusätzliche Dokumentation von unbaren Zahlungsarten (EC-, Kredit- oder Debitorenkarten) zwingend erforderlich.
Auch Zahlungen mittels Scheck oder Fremdwährungen müssen gesondert aufgezeichnet werden.

Zählprotokolle

Das Thema „Zählprotokolle“ dürfte in der Praxis der Betriebsprüfungen keine Rolle mehr spielen. Mittlerweile wurde mehrfach klargestellt (u.a. BFH, Urt. v. 20.03.2017 – X R 11/16; BFH, Beschl. v. 16.12.2016 – X B 41/16), dass Zählprotokolle nicht geführt werden müssen. Sie erleichtern jedoch den Nachweis des tatsächlichen Auszählens (Indizwirkung).

Beachte
Zu beachten ist auch die getrennte Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen mit unterschiedlichen Steuersätzen.

Werden die Bareinnahmen einer offenen Ladenkasse erfasst, so erfordert dies einen täglichen Kassenbericht, der auf der Grundlage eines tatsächlichen Auszählens der Bareinnahmen erstellt worden ist (BFH, Beschl. v. 16.12.2016 – X B 41/16).

Beachte
Werden im Kassenbuch bzw. Kassenbericht nur Summen eingetragen, müssen sich diese (z.B. durch fortlaufend nummerierte Quittungen der einzelnen Geschäftsvorfälle) nachvollziehen lassen.

Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht

Mandanten, die

  • Waren
  • an eine Vielzahl unbekannter Personen
  • gegen Barzahlung

verkaufen und denen nicht zugemutet werden kann, Einzelaufzeichnungen zu führen, müssen zwingend eine summarische Ermittlung der Einnahmen am Ende des Tages mittels retrograd aufgebautem Kassenbericht vornehmen.

Beachte
Von einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl nichtbekannter Personen ist auszugehen, wenn nach der typisierenden Art des Geschäftsbetriebs Barverkäufe an namentlich nichtbekannte Kunden getätigt werden (vgl. BFH, Urt. v. 12.05.1966 – IV 472/60 und Urt. v. 16.12.2014 – X R 29/13). Dies setzt voraus, dass die Identität der Käufer für die Geschäftsvorfälle regelmäßig nicht von Bedeutung ist. Unschädlich ist, wenn der Verkäufer aufgrund außerbetrieblicher Gründe tatsächlich viele seiner Kunden namentlich kennt.

Diese aneinandergereihten, fortlaufend nummerierten Kassenberichte stellen dann das Kassenbuch dar.

Wann eine Einzelaufzeichnung entfallen kann

Nach der gesetzlichen Regelung des § 146 Abs. 1 Satz 3 AO müssen Einzelaufzeichnungen nicht geführt werden, wenn Waren an eine Vielzahl von nichtbekannten Personen bar verkauft werden und Einzelaufzeichnungen nicht zumutbar sind. Die Unzumutbarkeit ist nur dann gegeben, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, die Geschäftsvorfälle einzeln aufzuzeichnen.

Beachte
Das Vorliegen der vorgenannten Voraussetzungen müssen die Mandanten gegenüber dem Finanzamt nachweisen!

Nachweis der Unzumutbarkeit gegenüber dem Finanzamt

Die folgende Auflistung zeigt mögliche Argumente und wie die Finanzverwaltung darauf reagieren könnte.

Technische Unmöglichkeit

Vergleichen Sie den Betrieb der Mandanten mit Betrieben gleicher Art und Betriebsgröße. Vielleicht gibt es in dieser Branche andere Betriebe, die ebenfalls eine offene Ladenkasse führen und schon einmal die Unzumutbarkeit der Einzelaufzeichnungspflicht gegenüber den Finanzbehörden nachgewiesen haben. Bei diesen Fällen können Sie Argumente finden, die das Finanzamt akzeptiert.

Gerade bei technischen Argumenten gegen ein elektronisches Aufzeichnungssystem hat das Finanzamt aber häufig Gegenargumente parat. Darauf sollten Sie vorbereitet sein:

Gegenargumente des Finanzamts

Begründung

Gegenargument

Das System ist auf Stromanschlüsse angewiesen (z.B. Marktbeschicker).

Denken Sie daran, es gibt auch elektronische Aufzeichnungssysteme, die mit Akkus (App-Lösungen mit integriertem Drucker) arbeiten.

Kassenbetreiber sind wechselnden Wetterbedingungen (Sonne, Regen, Schnee) ausgesetzt sind.

 Auch hier gibt es praktische Lösungen: Kassensysteme, die staub- und spritzwassergeschützt sind und auch noch bei Temperaturen von -20 oC bis +50 oC einwandfrei arbeiten.

Eine mobile Internetverbindung ist erforderlich, die aber nicht zur Verfügung steht.

Bei den elektronischen Aufzeichnungssystemen gibt es auch W-LAN-Lösungen.

Betriebswirtschaftliche Gründe

Die Anschaffung von einem elektronischen Aufzeichnungssystem ist zu teuer. Auch die damit zusammenhängenden Reparatur- und Wartungskosten sowie bei einigen elektronischen Aufzeichnungssystemen anfallende Eichkosten (z.B. bei elektronischen Waagen) sind den Mandanten zu hoch.

Eine Argumentation über die Kostenschiene führt erfahrungsgemäß nur selten zum Erfolg. Es sind auch preisgünstige Lösungen (Billigkassen, Leasingkassen etc.) erhältlich, die auch bei schwacher Ertragslage genutzt werden könnten.

Praktische Gründe

  • Einzelaufzeichnungen würden die einzelnen Verkaufsvorgänge erheblich beeinträchtigen. Aber: Wie lange dauert das Ausfüllen einer Quittung?
  • Die Verweildauer der Kunden ist sehr kurz, so dass keine Zeit für Einzelaufzeichnungen bleibt.

Beispiel:
Auch ein Riesenradbetreiber auf der Kirmes kann ein elektronisches Aufzeichnungssystem nutzen. Die vorprogrammierten Fahrchips (Einzelfahrt, Familienticket, Seniorenticket etc.) lassen sich ohne große Probleme in jedes elektronische Aufzeichnungssystem einprogrammieren. Dies hätte sogar eine Zeitersparnis zur Folge.

  • Das Personal ist nicht in der Lage, ordnungsgemäße Einzelaufzeichnungen zu führen.
  • Kunden haben überwiegend kein Interesse an einem Beleg/einer Quittung. Denken Sie aber daran, dass in Fällen von Garantieinanspruchnahmen und Reklamationen ein Beleg immer erforderlich ist. In einigen gesetzlichen Fällen (z.B. Bewirtungskosten) ist ein maschinell erstellter Beleg zwingend erforderlich.
  • Stoß- oder Saisongeschäft

Mängel, die Ihre Mandanten vermeiden sollten

In der Praxis der Betriebsprüfung findet man selten Fälle, in denen die Kassenführung mittels offener Ladenkasse ohne Mängel ist.

Die häufigsten Mängel bei der Kassenführung
  • Retrograd aufgebaute Kassenberichte, in denen die Kassenbestände nicht ausgewiesen werden.
  • Keine Trennung der baren von den unbaren Geschäftsvorfällen.
  • Einheitliches Schriftbild, das dafür spricht, dass die Kassenberichte nachträglich erstellt wurden.
  • Hohe rechnerische Kassenbestände zur Vermeidung von Kassenfehlbeträgen.
  • Untertägige Kassenfehlbeträge.
  • Glatte Euro-Beträge, die darauf hindeuten, dass der Kassenbestand bei Geschäftsschluss nicht durch tatsächliche Auszählung ermittelt wurde.
  • Für Privatentnahmen und Privateinlagen fehlen die Eigenbelege. Darüber hinaus werden diese nicht laufend im Kassenbericht eingetragen, sondern erst am Monatsende.
  • Bei bilanzierenden Mandanten werden keine Kassenbücher
    oder Kassenberichte geführt.
  • Keine tägliche Kassenführung.
  • Kassensturzfähigkeit ist nicht gegeben. Der Sollbestand passt mit dem Istbestand nicht überein.
Porträt von Michael Puke

Michael Puke

Dipl.-Fw. Michael Puke ist Geschäftsführer des Studienwerks der Steuerberater in NRW e.V. und selbstständiger Steuerberater sowie Autor von Steuerfachliteratur. Unter anderem bearbeitet Herr Puke seit vielen Jahren einen bekannten Steuerratgeber und Bücher zur Prüfungsvorbereitung für Steuerfachangestellte.