Outlook-Funktionen, die den Mailverkehr vereinfachen

In den meisten Kanzleien wird heutzutage Outlook als Mailprogramm verwendet. Das Programm bietet zahlreiche Funktionen, um wiederkehrende Elemente schnell zu einer E-Mail hinzuzufügen oder vorab als Regel einzurichten. Für drei häufig gebrauchte Funktionen zeigen wir Ihnen, wie es geht.

1. Häufig gebrauchte Texte als Schnellbausteine einfügen

Manche Inhalte brauchen Sie in vielen Mails, z.B. wenn Sie Mandanten an die Abgabe von Belegen erinnern. Solche Texte brauchen Sie nicht immer wieder neu zu tippen, wenn Sie Schnellbausteine verwenden:

  • Öffnen Sie eine neue Mail und tippen Sie den Text ein, den Sie als Schnellbaustein verwenden möchten.
  • Markieren Sie den Text, wechseln Sie oben zur Registerkarte Einfügen und klicken Sie in der Kategorie Text auf Schnellbausteine.
  • Wählen Sie im Drop-down-Menü Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern aus und speichern den Baustein unter einem aussagekräftigen Namen.

Den Textbaustein können Sie nun stets über die Registerkarte Einfügen unter Schnellbausteine auswählen und in eine Mail einfügen.

2. Eigene Daten als Visitenkarte bereitstellen

Wenn Sie über Outlook eine „virtuelle“ Visitenkarte zur Verfügung stellen, können Empfänger Ihren Kontakt direkt abspeichern.

  • Öffnen Sie in der linken Navigationsspalte den Punkt Kontakte, klicken Sie auf das Symbol Neuer Kontakt und tippen Sie Ihre eigenen Daten ein.
  • Klicken Sie im selben Fenster in der Registerkarte Optionen auf Visitenkarte, um das Aussehen Ihrer Visitenkarte festzulegen – u.a. welche Informationen in der Visitenkarte stehen sollen. Außerdem können Sie ein Bild von sich einfügen.
  • Zum Anfügen Ihrer Visitenkarte erstellen Sie eine E-Mail. Aktivieren Sie dann das Symbol Element anfügen in der Registerkarte Einschließen und wählen Sie den Eintrag Visitenkarte aus. Beim ersten Mal wählen Sie Ihre Visitenkarte aus dem Kontaktordner aus, um sie anzufügen. Bei weiteren Mails ist sie dann automatisch angehängt.

3. Signatur für Hinweise auf Services automatisch in Mails einfügen

Mit einer Signatur können Sie am Ende jeder Mail Ihre Unterschrift, Kanzleidaten und weitere Informationen einfügen.

  • Rufen Sie eine neue E-Mail auf und gehen in der Registerkarte Einschließen auf Signatur. Im Drop-down-Menü können Sie eine vorhandene Signatur auswählen oder eine neue anlegen.
  • Wählen Sie aus, welche Signatur als Standard automatisch in die Mails eingefügt wird.
Porträt von Jörg Sydow

Jörg Sydow

Jörg Sydow ist zertifizierter Fachwirt für Kanzleimanagement, Trainer/Referent von Kanzlei­ma­nager-Seminaren und Mitbegründer des Stamm­tisches Kanzleimanager-NRW (www.kanzleimanager-nrw.de).