Strukturen schaffen für ein digitales Lohnbüro

In den Steuerkanzleien wird bislang fast ausschließlich über die Digitalisierung von Finanzbuchhaltungen gesprochen. Im Lohn steckt aber auch großes Potential, um Arbeitsprozesse deutlich zu vereinfachen. Im folgenden Artikel stellen wir Ihnen drei Schritte dar, wie Sie sich im Lohnbereich aufstellen sollten, um digitaler zu werden.

Schritt 1: Kennenlernen der Programmfunktionen

Machen Sie sich mit den Funktionen Ihrer Lohnsoftware vertraut, insbesondere mit Importmöglichkeiten, Anlieferungsoptionen durch Mandanten und der Bereitstellung von Auswertungen. Prüfen Sie zudem, welche Arbeitsschritte mit Hilfe der Software vereinfacht bzw. automatisiert werden können. Sinnvoll ist es, dafür eine kurze Analyse zu starten, wie Sie bisher in der Kanzlei im Lohnbereich analog arbeiten, um herauszufinden, wo bei Ihnen Potentiale zu finden sind.

Tipp
Stellen Sie sich für eine Analyse folgende Fragen:

  • Wie kommen Unterlagen von Mandanten zu mir?           
  • Wie versenden wir Auswertungen an Mandanten?          
  • Mit welchem Programm wird der Lohn bearbeitet?        
  • Wie kommen Gehaltsdokumente zu den Arbeitnehmern unserer Mandanten?   
  • Wie werden prüfungsrelevante Unterlagen archiviert?

Mit Hilfe der Fragen überlegen Sie, an welchen Stellen Sie die Prozesse digital vereinfachen können. Haben Sie in der analogen Welt zu viele Kanäle, über die Sie Lohndokumente erhalten, versuchen Sie, diese zu reduzieren, um einen gewissen Standard zu etablieren und den Prozess zu vereinfachen.  

Schritt 2: Umsetzung innerhalb der Kanzlei

Testen Sie die angedachten Digitalisierungslösungen zunächst selbst. Laufen diese reibungslos ab, holen Sie die  Kollegen an Bord.

Beispiel
Lassen Sie sich von Ihrem Chef die Gehaltsabrechnung über das Portal der Lohnsoftware (z.B. Arbeitnehmer online) zur Verfügung stellen. So können Sie im nächsten Schritt Ihren Kollegen zeigen, was zu tun ist, um Lohndokumente digital zu empfangen.

Schritt 3: Weitere Prozesse anpacken

Jetzt gehen Sie in Prozesse, in denen es auch auf die Mitarbeit des Mandanten ankommt: Suchen Sie sich einen IT-affinen Probemandanten, mit dem Sie in einem Zeitfenster von drei Monaten abrechnungsrelevante Dokumente über Ihre Lohnsoftware austauschen. Folgender Prozess entsteht:

  1. Lohndaten und Dokumente digital vom Mandanten bereitstellen lassen
  2. Übernahme der Daten und Datenkontrolle
  3. (Prüfen Sie die Vorerfassung des Mandanten. Er ist im Gegensatz zu Ihnen kein Lohnprofi und braucht gerade in der Anfangsphase Unterstützung.)
  4. Erstellung der Lohnabrechnung
  5. Online-Bereitstellung der Auswertungen digital über Ihre Lohnsoftware

Tipp
Bitten Sie „Probemandanten“ um ein ausführliches Feedback. So finden Sie frühzeitig Schwachstellen und können nachbessern.

Porträt von Stefan Homberg

Stefan Homberg

Stefan Homberg berät als Geschäftsführer der Agentur Die Kanzlei-Entwickler Kanzleien bei der Entwicklung und Umsetzung von Digitali­sierungs­projekten sowie bei Datenschutzthemen (www.kanzlei-entwickler.de).