Kassenführung 2020: Die neuen Vorgaben für EDV-Kassen

Ab dem 01.01.2020 müssen alle Registrierkassen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt werden. Problem: Es ist absehbar, dass es Lieferengpässe geben wird und Kassen noch nicht flächendeckend mit der TSE ausgestattet werden können. Mit einem Beschluss auf Bund-Länder-Ebene hat sich die Finanzverwaltung nun auf eine zeitlich befristete Nichtbeanstandungsregelung verständigt. Dennoch bleiben zahlreiche Vorschriften bei der Kassenführung zu beachten, die wir Ihnen im Folgenden vorstellen.

Formen der Kassenführung

Aktuell zulässige Formen der Kassenführung

Kasse

Form der Aufzeichnung

offene Ladenkasse

  • ohne Einzelaufzeichnungen oder
  • mit Einzelaufzeichnungen in Papierform

elektronisches Aufzeichnungs-system

mit (digitalen) Kasseneinzeldaten

Beachte
Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung, ein elektronisches Aufzeichnungssystem zur Aufzeichnung von (Bar-)
Geschäftsvorfällen zu nutzen. Die Form der Kassenführung können die Mandanten weiterhin selbst bestimmen.

Darüber hinaus gibt es auch keine gesetzliche Verpflichtung, die Mandanten dazu zwingt, ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu nutzen, wenn sie eine Registrierkasse oder eine Waage mit Registrierkassenfunktion bis zum 31.12.2016 genutzt haben.

Somit war es zulässig – wie in der Praxis häufig anzutreffen –, dass zum Jahreswechsel 2016/2017 von der Kassenführung mittels Registrierkasse zur Kassenführung mittels offener Ladenkasse übergangen wurde, das sogenannten „Downsizing“.

Das sind elektronische Aufzeichnungssysteme

Ein elektronisches Aufzeichnungssystem ist die zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hardware und Software, die elektronische Aufzeichnungen zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen und somit Grundaufzeichnungen erstellt (AEAO zu § 146, Nr. 2.1.4). Zu den elektronischen Aufzeichnungssystemen zählen: elektronische und computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geld- oder Warenspielgeräte etc.

Übersicht über elektronische und computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen

Kassensystem

Merkmale

proprietäre Kassen­sys­teme

  • Kassen­ein­zel­daten werden gespei­chert
  • herstel­le­rei­genes „Fiskal­journal“
  • Speicher­medium:

CF-/SD-Karte in der Kasse

  • Daten­export für Finanzverwaltung möglich

PC–Kassensysteme

  • PC mit handels­üb­lichem Betriebs­system (Windows, Linux, Mac OS)
  • Kassen­software wird separat auf dem PC instal­liert
  • Speicherung der Kassen­ein­zel­daten auf interner oder externer Festplatte, Flash-​Speicher (SSD), USB-​Stick, Cloud
  • Archi­vierung (revisi­ons­sicher) in der Cloud und in externen Archiven

Tablet-/App-Kassen­sys­teme

  • i.d.R. Tablet-​Kasse (diverse Anbieter möglich)
  • unter­schied­liche Speicher­ka­pa­zi­täten (abhängig vom einge­setzten System: 16/32/64/128 GB)
  • Kassen­software
  • cloud­ba­sierend, d.h., alle Geschäftsvorfälle werden bei bestehender Internetverbindung grundsätzlich mit dem Cloudserver synchronisiert

Die zertifizierte TSE

Elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen müssen ab dem 01.01.2020 die damit zu führenden digitalen Aufzeichnungen durch eine zertifizierte TSE schützen. Diese zertifizierte TSE besteht aus:

  • einem Sicherheitsmodul
  • einem Speichermedium
  • einer digitalen Schnittstelle

Mit der zertifizierten TSE wird das Ziel verfolgt, dass die Integrität sowie Authentizität der digitalen Daten und deren Vollständigkeit gewährleistet wird.

Integrität bedeutet, dass eine Veränderung der Daten nach Erfassung verhindert oder erkennbar gemacht werden muss. Authentizität bedeutet die sichere Rückführbarkeit der Daten auf den Urheber.

Bis Anfang 2020 werden entsprechend zertifizierte TSE nicht flächendeckend am Markt verfügbar sein. Deswegen war zuletzt bei vielen Mandanten Unsicherheit entstanden, denn die Neuregelung betrifft alle Betriebe, die ihre Bargeldeinnahmen mittels einer elektronischen Registrierkasse aufzeichnen. Mit einem Beschluss auf Bund-Länder-Ebene hat sich die Finanzverwaltung nun auf eine zeitlich befristete Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30.09.2020 verständigt. Allerdings ist die sehr eng gefasst und betrifft nur wenige Mandanten.

Übergangsregelung für nichtaufrüstbare Kassen

Mit Wegfall der Härtefallregelung (siehe BMF-Schreiben v. 26.11.2010 – IV A 4 - S 0316/08/10004-07) zum 31.12.2016 haben viele Mandanten ein neues Kassensystem erworben, das den Anforderungen des BMF-Schreibens entsprach. Zudem haben sie ihre Kassensysteme, die sie vor dem 01.01.2017 angeschafft hatten, aufrüsten lassen, damit auch diese die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 erfüllten.

Für elektronische Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020angeschafft wurden bzw. die vor dem 26.11.2010angeschafft und aufgerüstet wurden, gilt jetzt erneut eine Übergangsregelung. Diese Kassensysteme dürfen längstens bis zum 31.12.2022 weiterhin verwendet werden, wenn sie nicht mit der zertifizierten TSE aufgerüstet werden können. Die Nichtaufrüstbarkeit müssen die Mandanten durch eine Bestätigung des Kassenherstellers nachweisen.

Beachte

  • Auf PC-Kassensysteme (dazu zählen auch App- und Tablet-Systeme) ist die vorgenannte Ausnahmeregelung nicht anwendbar (AEAO zu § 146a, Nr. 2.2.2).
  • Registrierkassen, für die die Übergangsregelung gilt, unterliegen im Übergangszeitraum nicht der Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO.

Belegausgabepflicht

Ab dem 01.01.2020 gilt eine Belegausgabepflicht. Um sicherzustellen, dass bei Nutzung von elektronischen Aufzeichnungssystemen jeder Geschäftsvorfall in den digitalen Grundaufzeichnungen abgelegt wird, muss jedem Kunden ein Beleg ausgehändigt werden.

Checkliste: Mindestangaben auf dem Beleg (in Klammern die Ergänzung lt. AEAO zu § 146a)

Angabe

 

vollständiger Name/vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (aus Vereinfachungsgründen genügen die Angaben aus § 31 Abs. 2 UStDV)

 

Datum der Belegausstellung und Zeitpunkt des Vorgangsbeginns sowie der Vorgangsbeendigung

 

Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung

 

Transaktionsnummer

 

Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie anzuwendender Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt (Erfordert ein Geschäftsvorfall nicht die Erstellung einer Rechnung i.S.d. § 14 UStG, sondern einen sonstigen Beleg (z.B. Lieferschein), wird nicht beanstandet, wenn dieser Beleg nicht den unter § 6 Satz 1 Nr. 5 KassenSichV geforderten Steuerbetrag enthält.)

 

Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls

 

Im AEAO zu § 146a werden weitere Mindestangaben auf dem Beleg gefordert:

  1. Betrag je Zahlungsart
  2. Signaturzähler
  3. Prüfwert

Die Belegausgabepflicht gilt nur für Mandanten, die Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfassen. Der Beleg muss unmittelbar im Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall zur Verfügung gestellt werden. Er kann elektronisch (unveränderbar) oder in Papierform ausgestellt werden. Der Kunde ist nicht zur Mitnahme des ausgestellten Belegs verpflichtet!

Für welche Mandanten eine Befreiung von der Belegausgabepflicht beantragt werden kann

Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl nichtbekannter Personen kann die Finanzbehörde aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen eine Befreiung von der Belegausgabepflicht erteilen.

Als erste Beispiele fallen einem die Lebensmitteleinzelhändler ein. Doch gerade bei LIDL, ALDI, NETTO, REWE, EDEKA, etc. ist es bereits heute schon so, dass dem Kunden regelmäßig ein Beleg ausgehändigt wird bzw. der Kunde gefragt wird, ob er einen Beleg haben möchte oder nicht. Aber auch andere Zweige der Bargeldbranche (z.B. Imbiss, Eisdiele) könnten auf die Idee kommen, eine Befreiung nach § 148 AO zu beantragen.

Ein Antrag nach § 148 AO ist an folgende Voraussetzungen gebunden:

  • Die Belegausgabepflicht muss für den Mandanten eine Härte mit sich bringen, die er auch darlegen bzw. nachweisen muss.
  • Die Besteuerung darf durch die Erleichterung nicht beeinträchtigt werden.
  • Die Befreiung nach § 148 AO wird nicht auf Dauer erteilt und kann jederzeit widerrufen werden.
  • Persönliche Gründe wie Alter und Krankheit des Mandanten rechtfertigen regelmäßig keine Erleichterungen.
  • Erleichterungsbewilligung nur auf Antrag.

Meldepflicht für elektronische Kassensysteme

Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, hat dem zuständigen Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck Folgendes mitzuteilen:

  1. Name des Mandanten,
  2. Steuernummer des Mandanten,
  3. Art der zertifizierten TSE,
  4. Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
  5. Anzahl der verwendeten elek­tronischen Aufzeichnungssysteme,
  6. Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
  7. Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
  8. Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.

Laut Gesetz muss die Meldung

  • für bis zum 31.12.2019 angeschaffte Systeme bis zum 31.01.2020,
  • für ab dem 01.01.2020 angeschaffte Systeme bis einen Monat nach Anschaffung

erfolgen. Wie die Meldung in der Praxis aussehen wird, ist aktuell allerdings noch nicht bekannt. Daher ist auch hier damit zu rechnen, dass die Finanzverwaltung eine Übergangsregelung schaffen wird.

Porträt von Michael Puke

Michael Puke

Dipl.-Fw. Michael Puke ist Geschäftsführer des Studienwerks der Steuerberater in NRW e.V. und selbstständiger Steuerberater sowie Autor von Steuerfachliteratur. Unter anderem bearbeitet Herr Puke seit vielen Jahren einen bekannten Steuerratgeber und Bücher zur Prüfungsvorbereitung für Steuerfachangestellte.