Willkommen im Team! Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Egal ob der Mitarbeiter in einen neuen Arbeitsbereich oder ganz neu in die Kanzlei kommt, mit einer guten Planung erleichtern Sie den Einstieg. Beziehen Sie Kollegen in die Vorbereitung mit ein. Die Einarbeitung des neuen Kollegen bedeutet zusätzliche Arbeit für die Kollegen, die meist selbst bis zum Hals in Arbeit stecken und keine Zeit haben. Klären Sie im Vorfeld die Zuständigkeiten. Nachfolgend erhalten Sie einige wertvolle Tipps zum Start und zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Vor der Arbeitsaufnahme

Nach der Vertragsunterzeichnung ist ein freundliches Begrüßungsschreiben mit Angaben zum ersten Arbeitstag wie Uhrzeit und Treffpunkt sinnvoll. Neben Basisinformationen zur Kanzlei sollte ein Personalfragebogen, eine Datenschutz- und Verschwiegenheitserklärung, in manchen Kanzleien auch die Anforderung eines aktuellen Führungszeugnisses dem Schreiben beiliegen.

Für Ortsunkundige sind ein Stadtplan und Informationen zu öffentlichen Verkehrsmitteln oder Parkplätzen in Kanzleinähe ein Zeichen dafür, dass es eine Willkommenskultur in der Kanzlei gibt.

Der erste Tag

Zeigen Sie dem neuen Mitarbeiter, dass er willkommen ist. Ein Blumenstrauß zur Begrüßung zeugt von Wertschätzung und erfreut auch Männer. Es dürfen gerne auch kleine Aufmerksamkeiten wie ein höherwertiger Kugelschreiber sein.

Tipp
Fragen Sie Ihre Kollegen, was diese sich für ihren ersten Arbeitstag als Willkommensbegrüßung gewünscht hätten.

Bestellen Sie den neuen Kollegen am ersten Arbeitstag lieber eine halbe bis ganze Stunde später als zur üblichen Bürozeit ein. Wählen Sie eine Person, die die Begrüßung des neuen Mitarbeiters übernimmt. Wir empfehlen einen Vorgesetzten. Auch die Zuständigkeiten für allgemeine Fragen oder wer jeweils die fachliche Einarbeitung übernimmt, haben Sie idealerweise im Team vorab festgelegt. Am besten gibt es einen Mentor, der für die ersten Wochen als Begleiter dem neuen Mitarbeiter zur Seite gestellt wird.

Am ersten Tag sollte die Vorstellung der Arbeitskollegen mit einem Rundgang im Arbeitsbereich folgen. Selbstverständlich haben Sie die Kollegen über den Neuzugang – zumindest per Rundmail – vorab informiert.

Begrüßungsmappe

Eine direkt am Anfang ausgehändigte Mappe sollte neben internen und externen wichtigen Adressen und Telefonnummern eine Liste mit Zuständigkeiten und wichtigen Kanzleiabsprachen wie Pausenregelung, Essensmöglichkeiten, Brückentage umfassen.

Diese Mappe sollte auch einen Plan zur Einarbeitung für die nächsten Wochen umfassen. Überprüfen Sie in gewissen Zeitabständen gemeinsam mit dem neuen Mitarbeiter die Vorgaben.

Eine schöne Geste ist es auch, mittags gemeinsam mit dem neuen Kollegen intern oder außerhalb essen zu gehen.

Erklären Sie der/dem „Neuen“ genau die Arbeitsmittel und die technischen Hilfsmittel. Die Zugänge zu den zu nutzenden Programmen und auch der E-Mail-Account sind bereits eingerichtet. Selbstverständlich ist der Arbeitsbereich sauber und akkurat.

Vielleicht ist auch schon die Bearbeitung einer ersten Aufgabe möglich. Ein Erfolgserlebnis am ersten Tag motiviert zusätzlich.

Rückmeldegespräch

Zum Abschluss des ersten Tages sollten der Vorgesetzte oder der Mentor auf jeden Fall ein kurzes Rückmeldegespräch mit dem neuen Mitarbeiter führen. Dies sollte keinen hochoffiziellen Charakter haben, sondern vielmehr ein kurzes, informelles Gespräch sein, mit dem vorrangigen Ziel, eine gute Beziehung zueinander aufzubauen.

Sie sollten darüber sprechen, wie der erste Tag auf den neuen Mitarbeiter gewirkt hat, ob es zu viele Informationen und Eindrücke waren oder ob es gerade genug für den Anfang war. Sie sollten fragen, ob er den Erwartungen entsprach und ob es noch andere Vorstellungen gab. Die Frage „Sind von Ihrer Seite noch Fragen offen?“ sollte auf jeden Fall gestellt werden!

Konkretisieren oder ändern Sie ggf. den Vorgehensplan zur Einführung für die nächsten Tage.

Die Zeit danach

Nehmen Sie sich zur Einarbeitung genügend Zeit. Denn das, was Sie am Anfang an Zeit investieren, brauchen Sie später nicht aufgrund gemachter Fehler oder von Nichtinformation, deren Korrektur meist mehr Zeit benötigt, wettzumachen.

Kontrollieren Sie, ob der neue Mitarbeiter die Betreuung erhält, die notwendig ist. Gibt es Fortschritte? Sind Fragen ungeklärt? Muss an manchen Stellen erneut Hilfestellung gegeben werden? Von der erfolgreichen Einarbeitung hängt letztendlich nicht nur die Übernahme ab, sondern auch die Motivation Ihres Mitarbeiters.

Porträt von Jörg Sydow

Jörg Sydow

Jörg Sydow ist zertifizierter Fachwirt für Kanzleimanagement, Trainer/Referent von Kanzlei­ma­nager-Seminaren und Mitbegründer des Stamm­tisches Kanzleimanager-NRW (www.kanzleimanager-nrw.de).