Kassen-Nachschau: Höhere Bußgelder bei Mängeln ab 2020

Ab dem 01.01.2020 werden Unregelmäßigkeiten bei der Kassenführung teurer: Eine fehlerhafte Kassenführung wird mit bis zu 25.000 € Bußgeld sanktioniert. Dadurch tritt eine Verschärfung der Rechtslage ein. Schon heute werden viele Fehlerquellen durch die Kassen-Nachschau und die Betriebsprüfung beanstandet, was zu Mehrsteuern und Ärger führt. In Zukunft muss außerdem noch das höhere Bußgeld gezahlt werden.

Gesetzliche Grundlagen

Die Neuregelungen zur Kassen-Nachschau wurden durch einen neuen § 146b AO durch das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ eingeführt. Das Gesetz enthält neben den Regelungen zur Kassen-Nachschau noch weitere wichtige Regelungen rund um das Thema Kassenführung und elektronische Archivierung.

Insbesondere wurde der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme im neuen § 146a AO gesetzlich normiert und es wurden Regeln für eine neue, zertifizierte elektronische Sicherheitseinrichtung festgelegt. Diese Regeln gelten für Kalenderjahre nach dem 31.12.2019, die Regelungen der Kassen-Nachschau sind jedoch bereits ab dem 01.01.2018 anwendbar.

Kassen-Nachschau und offene Ladenkasse

Für sogenannte offene Ladenkassen (z.B. Schublade mit Geldfächern) ändert sich bzgl. der Aufzeichnungspflichten nichts, allerdings können auch diese Kassenarten zum Gegenstand einer Kassen-Nachschau werden.

Zulässigkeit der Kassen-Nachschau

Zulässig ist eine Kassen-Nachschau nach § 146b Abs. 1 Satz 1 AO zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben. Hierzu zählt nach § 146b Abs. 1 Satz 2 AO auch die Überprüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes der Kassen im Geschäftsbetrieb. Die Kassen-Nachschau und die damit verbundenen Prüfungen müssen durch einen mit der Prüfung betrauten Amtsträger erfolgen.

Beachte
Eine Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung in Geschäftsräumen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind, ist ohne Pflicht zur Vorlage eines Ausweises zulässig. Dies gilt z.B. auch für Testkäufe und Fragen nach dem Geschäftsinhaber. Die Kassen-Nachschau muss nicht am selben Tag wie die Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung erfolgen.

Zeit und Ort der Kassen-Nachschau

Die Kassen-Nachschau darf außerhalb einer Außenprüfung und ohne eine vorherige Ankündigung erfolgen. Allerdings darf sie nur auf den Geschäftsgrundstücken und in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen stattfinden und dort auch nur während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten.

Welche Geschäfts- und Arbeitszeiten als üblich anzusehen sind, richtet sich dabei nach den Gepflogenheiten der jeweiligen Branche. Insoweit wäre also etwa im Einzelhandel bei entsprechenden Öffnungszeiten auch eine Nachschau an Samstagen möglich.

Nach § 146 Abs. 1 Satz 3 AO dürfen Wohnräume ohne die Zustimmung des Steuerpflichtigen nur dann betreten werden, wenn eine dringende Gefahr für die öffentliche Sicherheit und Ordnung besteht. Hierfür ist es ausreichend, dass das Finanzamt ernstzunehmende Gründe für einen Verlust von steuerlichen Informationen (Verdunklungsgefahr) sieht und nennenswerte Mehrsteuern zu erwarten sind.

Die Kassen-Nachschau berechtigt nicht zu einer umfassenden Durchsuchung der Geschäftsräume. Die Nachschau hat sich lediglich auf den Bereich der Kassen als Gegenstand der Prüfung zu beziehen. Das Öffnen von Schränken oder Schubladen durch den Prüfer oder entsprechende Aufforderungen an den Steuerpflichtigen sind somit nicht rechtmäßig. Dies gilt im Übrigen auch für die Lohnsteuer- und die Umsatzsteuer-Nachschau.

Übergang zu einer Betriebsprüfung

Fallen dem Prüfer bei der Kassen-Nachschau Unregelmäßigkeiten auf, kann er sofort, also ohne gesonderte Prüfungsanordnung und ohne Fristsetzung, zu einer regulären Betriebsprüfung übergehen. Diese erstreckt sich dann auf alle betrieblichen Unterlagen, elektronischen Daten und Steuerarten. Auf den Übergang zur regulären Betriebsprüfung muss vom Prüfer allerdings schriftlich hingewiesen werden.

Pflichten des Steuerpflichtigen bei der Kassen-Nachschau

Zunächst muss der Steuerpflichtige das Betreten der Geschäftsgrundstücke und Geschäftsräume durch den Prüfer dulden. Dem Prüfer ist außerdem Zugang zum Kassensystem zu gewähren und die Auswertung der Daten zu ermöglichen. Bei einem elektronischen Kassensystem mit Aufzeichnungen in digitaler Form darf der Prüfer diese einsehen, eine Übermittlung in digitaler Form anfordern oder die Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger verlangen. In der Praxis dürfte es wohl so sein, dass der Prüfer entweder eine Übermittlung der Daten oder einen entsprechenden Datenträger verlangen wird, um die Daten dann im Amt zu prüfen.

Bei einer offenen Ladenkasse kann der Prüfer einen Kassensturz verlangen und sich die Aufzeichnungen der Vortage vorlegen lassen.

Werden Kassendaten nicht vor Ort aufbewahrt, ist zu unterscheiden:

  • Befinden sich die Daten bei einem Buchführungsbüro, das lediglich Büroorganisation und Buchführungsleistungen für Sie erbringt, muss der Dienstleister dem Prüfer Einsicht in diese Daten gewähren und sie entsprechend auf Verlangen übermitteln oder zur Verfügung stellen. Auch hier kann der Prüfer unangekündigt vorstellig werden.
  • Anders ist es jedoch, wenn die Daten bei einem Steuerberater aufbewahrt werden. Hier muss der Prüfer sich mit einer angemessenen Frist (etwa ein bis zwei Wochen) ankündigen.

Ebenfalls vorzulegen sind die Organisationsunterlagen zum Kassensystem (z.B. Bedienungs- oder Programmieranleitungen), um dem Prüfer eine eingehende Systemprüfung zu ermöglichen.

Beachte
Nach derzeitiger Interpretation der Regelungen dürfen Daten, die bei Dritten lagern, nur dann verlangt werden, wenn der Prüfer von der Kassen-Nachschau unmittelbar zu einer Außenprüfung übergeht.

Verweigerung der Kassen-Nachschau möglich?

Im Prinzip kann der Steuerpflichtige das Betreten seiner Räumlichkeiten und damit faktisch die Kassen-Nachschau verweigern. Zwangsmittel (Zwangsgeld, unmittelbarer Zwang) sind nach derzeitiger Auffassung nicht zu befürchten.

Zwangsmittel können vom Finanzamt nur im Rahmen der Durchsetzung von Verwaltungsakten eingesetzt werden. Das Betreten im Rahmen der Kassen-Nachschau stellt jedoch lediglich tatsächliches Verwaltungshandeln dar. Allerdings dürfte die Verweigerung dem Prüfer die Möglichkeit eröffnen, direkt zu einer Außenprüfung überzugehen, die dann sicherlich nicht unter allzu positiven Vorzeichen startet.

Neue Sanktionen

Zu den steuerlichen Folgen, die eine nichtordnungsgemäße Kasse bei einer Prüfung mit sich bringen kann, gibt es künftig auch neue Bußgeldtatbestände in § 379 Abs. 1 AO. Demnach ist es eine Ordnungswidrigkeit, wenn

  • die verwendete Kasse insbesondere nicht über die Möglichkeit zur Einzelaufzeichnung verfügt oder die Geschäftsvorfälle nicht vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet,
  • die Daten nicht oder nicht richtig geschützt sind, weil ein System verwendet wird, das nicht über die zertifizierte Sicherheitseinrichtung verfügt.

Die neuen speziellen Bußgeldtatbestände für Verstöße gegen die Ordnungsvorschriften für Kassen gelten ab 2020. Es kann für Verstöße eine Geldbuße von bis zu 25.000 € festgesetzt werden.

Fazit zur Kassen-Nachschau

Die Kassen-Nachschau stellt eine weitere Möglichkeit der Finanzverwaltung zur unangekündigten und grundsätzlich anlassunabhängigen Prüfung vor Ort beim Steuerpflichtigen dar. Wie es sich zumindest in der Praxis der Lohn- und Umsatzsteuer-Nachschau zeigt, ist dort eine unangekündigte Prüfung nicht immer sinnvoll, insbesondere bei etwas größeren Unternehmen.

Oft kündigen die Finanzämter deshalb eine Lohn- und Umsatzsteuer-Nachschau an, schon allein aus Gründen der Praktikabilität. Bei der Kassen-Nachschau könnte dies durchaus anders laufen, eben weil der Prüfungsgegenstand ein anderer ist. Ein Bild von der Funktionsfähigkeit der Kassen kann sich ein Prüfer hier jederzeit machen, dafür sind nicht unbedingt Vorbereitungen erforderlich.

Tipp
Den für die Kassen-Nachschau in Frage kommenden Mandanten sollte angeraten werden, entsprechende Unterlagen für die Prüfung stets bereitzuhalten und auch zu gewährleisten, dass eine Weitergabe der elektronischen Daten an den Prüfer problemlos möglich ist.
Porträt von Michael Puke

Michael Puke

Dipl.-Fw. Michael Puke ist Geschäftsführer des Studienwerks der Steuerberater in NRW e.V. und selbstständiger Steuerberater sowie Autor von Steuerfachliteratur. Unter anderem bearbeitet Herr Puke seit vielen Jahren einen bekannten Steuerratgeber und Bücher zur Prüfungsvorbereitung für Steuerfachangestellte.