So läuft die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung der Rentenversicherung ab

Arbeitgeber und Steuerberater haben im Rahmen des Verfahrens „elektronisch unterstützte Betriebsprüfung” (euBP) die Möglichkeit, die prüfungsrelevanten Daten elektronisch an die Deutsche Rentenversicherung (DRV) zu übermitteln. Die übermittelten Daten werden mit Hilfe einer Prüfsoftware analysiert und die daraus gewonnenen Ergebnisse als Hinweise für die Betriebsprüfung genutzt. Mittlerweile nutzen rund 30 % der Arbeitgeber dieses System.

euBP und Datenübertragung

Die euBP sieht ausschließlich die Annahme der prüfrelevanten Arbeitgeberdaten im Rahmen eines Onlineverfahrens vor. In dem geschlossenen Verfahren sind Datenträger der jeweiligen Softwareanbieter nicht vorgesehen. Wird ein Prüftermin mit dem Prüfer der Rentenversicherung vereinbart und von diesem im System der Rentenversicherungsträger erfasst, kann die Datenübertragung vom Arbeitgeber erfolgen.

Seitens der Prüfungsstelle der DRV ist gewünscht, dass die Daten spätestens elf Tage vor dem Prüftermin vorliegen.

Die Daten werden ausschließlich für die Durchführung der Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV übermittelt und verwendet. Der Absender der Daten erhält von der Rentenversicherung eine elektronische Annahmebestätigung. Die Datenstelle der Rentenversicherung in Würzburg speichert die Daten verschlüsselt. Nach der Bestandskraft des Prüfbescheids werden die Daten gelöscht und es wird im System eine Quittung darüber generiert.

Übersendung der Daten der Finanzbuchhaltung

Die Teilnahme mit der Finanzbuchhaltung ist für die Arbeitgeber freiwillig.

Sollten die Daten der Finanzbuchhaltung nicht übermittelt werden können, kann die euBP mit dem Entgeltmodul trotzdem durchgeführt werden. Der Umfang muss mit dem Prüfer der Rentenversicherung abgesprochen werden. Arbeitgeber mit einer Steuerbilanz müssen die Daten der Steuerbilanz dem Rentenversicherungsträger übermitteln und Arbeitgeber, die nur eine Handelsbilanz haben, stellen jene Daten bereit.

Es werden die Summen und Salden aus allen im Prüfungszeitraum bebuchten Sachkonten des Rechnungswesens übermittelt. Für die Einzelbuchungssätze gilt ein Mindestumfang, der vorbelegt ist und vom Arbeitgeber nicht abgeändert werden kann. Die Datei ist pro Wirtschaftsjahr zu liefern. Hierzu gehören insbesondere die Kontenklassen:

Vorgegebene Sachkonten

Konto

Bezeichnung

1740

Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt

1800

Privatentnahmen

3100

Fremdleistungen

4100

Löhne und Gehälter

4138

Beiträge zur Berufsgenossenschaft

4151

Sachzuwendungen an Arbeitnehmer

4175

Fahrtkostenerstattung Wohnung/Arbeitsstätte

4500

Fahrzeugkosten

4600

Werbekosten

4660

Reisekosten

4780

Fremdarbeiten

4946

Freiwillige Sozialleistungen

Für Prüfzwecke können zusätzliche Konten angefordert werden. Diese müssen vom Arbeitgeber im Programm ausgewählt und der DRV übermittelt werden. Neben dem Sachkonto werden auch der Buchungstext und das Belegfeld mitübertragen. Die zugehörigen (digitalisierten) Belege müssen derzeit noch außerhalb des euBP-Verfahrens dem Prüfer der Rentenversicherung bereitgestellt werden. Dies kann per Brief, Fax oder über den sicheren elektronischen Weg der De-Mail geschehen.

Übersendung weiterer Prüfunterlagen

Die Prüfer benötigen unter Umständen weitere Unterlagen außerhalb der Finanzbuchhaltung, die nicht von den euBP-Daten umfasst werden, aber für die sozialversicherungsrechtliche Prüfung als Nachweis erforderlich sind (z.B. Immatrikulationsbescheinigungen, Bescheinigungen über Befreiungen von der Rentenversicherungspflicht für geringfügig Beschäftigte, Bescheinigungen für Kindergartenzuschüsse und Geburtsnachweise).

Auch hier können Brief, Fax oder der sichere elektronische Weg (De-Mail) für die Übermittlung der Daten genutzt werden. Ein gewisser Aufwand wird in diesen Fällen für das Lohnbüro auch in Zukunft entstehen.

Abschluss der Prüfung und Erstellung von Meldekorrekturen durch die euBP

Das geprüfte Unternehmen kann sich dafür entscheiden, dass ihm die Prüfmitteilung oder der Bescheid als PDF-Dokument auf dem Server der DRV zur Verfügung gestellt wird. Die „Abholung“ des Dokuments geschieht über das euBP-Modul im Entgeltabrechnungsprogramm des Arbeitgebers.

Die technischen Möglichkeiten der euBP bieten für Arbeitgeber und Steuerberater eine Reihe von Vorteilen: Für die erforderlichen Meldekorrekturen werden bereits in der euBP Grunddaten erstellt und als Datensatz zur Weiterverarbeitung dem Arbeitgeber angeboten. Sofern die Entgeltabrechnung diesen Service für die Meldekorrekturen nach einer Betriebsprüfung nutzen will, müssen die Entgelt­abrechnungsprogramme die Meldekorrekturen erst noch vom Server der DRV abholen und entsprechend verarbeiten. Die Meldungen müssen vom Arbeitgeber bestätigt und als eigene Meldung an die Rentenversicherung abgesetzt werden.

Dieses Verfahren hat den rechtlichen Hintergrund, dass der Arbeitgeber für die Meldungen zur Sozialversicherung verantwortlich bleibt; es ist den Sozialversicherungsträgern nicht erlaubt, eine eigene Meldung anstelle des Arbeitgebers zu erstatten. Dennoch wird der Erstellungsaufwand für die Korrekturmeldungen reduziert.

Porträt von Michael Puke

Michael Puke

Dipl.-Fw. Michael Puke ist Geschäftsführer des Studienwerks der Steuerberater in NRW e.V. und selbstständiger Steuerberater sowie Autor von Steuerfachliteratur. Unter anderem bearbeitet Herr Puke seit vielen Jahren einen bekannten Steuerratgeber und Bücher zur Prüfungsvorbereitung für Steuerfachangestellte.