Sechs wichtige Digitalisierungsbegriffe in der Finanzbuchhaltung, die Sie kennen müssen

Immer mehr Fachbegriffe fliegen Mitarbeitern in der Finanzbuchhaltung um die Ohren. Mit diesem kleinen Einmaleins für die digitale Buchhaltung nennen und erklären wir kurz und knapp die häufigsten Begriffe bzw. Abkürzungen und deren Bedeutung. Damit bleiben Sie souverän und beantworten Fragen von Mandanten gekonnt.           

1. Workflow

Ein Workflow ist ein frei definierter Ar­beits­ablauf. Zum Beispiel gibt es in Unternehmen häufig Workflows, nach denen Dokumente frei­gezeichnet werden. Ein digitaler Workflow er­setzt dabei das Herumreichen von Ein­gangs­rechnungen, die händisch genehmigt werden.

2. Dashboard

Ein Dashboard ist eine Benutzeroberfläche, um Dateien zu verwalten. Meist dient das Dashboard als zentraler Einstiegspunkt bei webbasierten Cloudlösungen, um dem Unter­neh­men einen Überblick über wichtige Kennzahlen zu geben.

3. ZUGFeRD

Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) verpackt eine elektronische Rechnung einerseits als lesbare PDF-Datei und anderer­seits als maschinell auszuwertendes einheit­liches Dokument.

4. ASCII-Format

Das ASCII-Format (American Standard Code for Information Interchange) ist ein weltweit ein­heitliches Format, um Datensätze aus­zu­lesen. Als Beispiel: Ihr Mandant arbeitet mit einem anderen Rechnungsprogramm als Ihr Buchhaltungsprogramm. Fragen Sie nach, ob Daten im ASCII-Format oder als Excel-Tabelle auszulesen sind. Jede Excel-Tabelle mit Bewe­gungs- oder Stammdaten kann problemlos in eine ASCII-Datei umge­wandelt werden, dafür speichern Sie die Excel-Tabelle als Dateityp „.csv“ oder „.txt“.

5. HBCI / EBICS

HBCI (Homebanking Computer Interface) und EBICS (Electronic Banking Internet Com­munication Standard) sind Verfahren, mit de­nen man über eine verschlüsselte Verbindung sein Onlinebanking erledigen kann. Beim HBCI-Verfahren kann man zwischen verschie­denen Methoden wählen, z.B. der Versendung einer TAN auf sein Smartphone. Beim EBICS-Verfahren wird meist ein vorher erstelltes Zertifikat auf einem USB-Stick gespeichert, um Rechnungen komfortabler elektronisch freizuzeichnen.

6. OCR-Erkennung

Wenn Sie Rechnungen einscannen oder als PDF-Datei zugeschickt bekommen, können mit Hilfe einer OCR-Erkennung (Optical Cha­racter Recog­nition, Optische Zeichen­erken­nung) Wörter und ganze Texte für den Com­puter lesbar gemacht werden. Eine OCR-Er­kennung wird in Buch­haltungs­programmen gerne verwendet, um Buchungs­sätze mit er­kannten Werten vorzubelegen.

Porträt von Stefan Homberg

Stefan Homberg

Stefan Homberg berät als Geschäftsführer der Agentur Die Kanzlei-Entwickler Kanzleien bei der Entwicklung und Umsetzung von Digitali­sierungs­projekten sowie bei Datenschutzthemen (www.kanzlei-entwickler.de).