Begleitschreiben zum Jahresabschluss: So werden sie von Mandanten gelesen

Die meisten Bilanz- und Einkommensteuer-Programme bieten fertige Vorlagen für die Anschreiben an Ihre Mandanten, mit denen die Jahresabschlussunterlagen inkl. Einkommensteuererklärungen versendet bzw. übergeben werden. Die meisten Anschreiben ähneln vom Ton her eher einem Schreiben des Finanzamts. Folge: Mandanten verstehen oder lesen sie erst gar nicht. Es geht aber auch anders. Wie? Das lesen Sie hier.

1. Warum? Welchen Sinn haben die Anschreiben?

Das universelle Anschreiben gibt es natürlich nicht – auch wenn das unsere Arbeit deutlich vereinfachen würde. Der einzelne Mandant in seiner individuellen Situation braucht auch individuelle Hinweise. Dadurch kann ein Anschreiben folgende Funktionen erfüllen:

  • Information: Der Mandant soll einen aktuellen Überblick über die Steuerzahlungen bekommen, die sich aus den Erklärungen ergeben.
  • Dokumentation: Wir wollen, dass der Mandant sich nicht auf „Gedächtnisverlust“ berufen kann, wenn die Zahlungen dann tatsächlich fällig werden. Das Anschreiben dient deshalb als Nachweis für die geleisteten Tätigkeiten.

2. Wie? Aufbau und Struktur

Nichts liest sich schlimmer als ein Fließtext ohne Struktur. Das Auge eines Brieflesers bleibt als Erstes an der Überschrift hängen – also am Betreff. Die Überschrift sollte deshalb schon die wichtigste Botschaft des Briefs enthalten und zum Weiterlesen motivieren:

Beispiel
Statt „Einkommensteuererklärung 2018“ besser: „Ihre Steuererklärungen sind fertig.“

Dann liest er maximal die ersten drei Zeilen. Hier muss also die Info stehen, die ihn inter­essiert, die eine Zahl: Nachzahlung/Erstattung. Gerundet auf 100 €. Und das Datum, wann dieser Betrag frühestens gezahlt werden muss.

Die Einzelbeträge interessieren den Mandanten nur in Ausnahmefällen. Wenn Sie unbedingt eine genauere Übersicht über die anfallenden Zahlungen bieten wollen, packen Sie diese in eine Anlage – da bietet sich ohnehin mehr Platz für eine übersichtliche Tabelle. Jeder Mandant kann sich dann die Tabelle durchlesen oder nicht – oder sie z.B. unabhängig vom Anschreiben aufheben. Auch die „Anleitung“ zu Unterschrift und Co. kann man in eine Anlage stecken. Dann braucht der Profi nicht jedes Jahr alles zu lesen.

Leser sparen sich meist den „Mittelteil“ – es sei denn, sie finden dort spannende Signalwörter. Gelesen wird dann wieder der Schluss des Schreibens. Deshalb empfehle ich Ihnen, das „Postskriptum“ – also einen Satz unter der Unterschrift, gerne fett – für wichtige Infos zu nutzen.

Beispiel
PS: Denken Sie daran, uns die Steuerbescheide sofort weiterzuleiten, da es nur eine kurze Einspruchsfrist gibt.

3. Was? Inhalte

Eine moderne Bilanzbesprechung besteht heute sicher nicht mehr aus der reinen Besprechung der – meist uralten – Zahlen des Vorjahres (schlimmer: des Vorvorjahres). Ihr Chef oder Sie selbst sollten mindestens die Hälfte – besser zwei Drittel - der Zeit für die aktuelle und künftige Entwicklung des Mandantenunternehmens verwenden.

Das Anschreiben zu den endgültigen Unterlagen kann dann wunderbar als Kurzprotokoll dieses Gesprächs genutzt werden. Die „bürokratischen“ Folgen der Steuererklärung werden dann eher zur Nebensache.

Porträt von Cordula Schneider

Cordula Schneider

Cordula Schneider ist Steuerberaterin und Kanzleiberaterin. In der delfi-net Kanzleiberater GbR berät sie Steuerkanzleien insbesondere auf den Gebieten Kanzleiorganisation, Strategie und Mitarbeiterführung (www.delfi-net.de).