Kassenführung: Hilfreiche Merkblätter und Muster-Verfahrensdokumentation

Fehler in der Kassenführung führen zu einer nichtordnungsgemäßen Finanzbuchhaltung. Zuschätzungen seitens des Finanzamts und hohe Steuernachforderungen sind oft die Folge. Wie Sie Ihren Mandanten helfen, die Kassenführung prüfungssicher zu machen – auch nach den GoBD –, lesen Sie im folgenden Beitrag.

Die Anforderungen an das Kassenbuch

Das Kassenbuch dient der buchmäßigen Darstellung und Erfassung des gesamten Barverkehrs einschließlich der Bestände. Es erfüllt bei buchführungspflichtigen Mandanten die Grundbuchfunktion. Das Kassenbuch kann in Form einer Loseblattsammlung vorliegen oder als aneinandergereihte Kassenberichte geführt werden.

Beachte
Erfolgt die Belegsicherung oder die Erfassung mittels EDV-System (= EDV-Kassenbücher), ist eine tägliche Festschreibung erforderlich! Das heißt: Der Mandant/die Mandantin darf die Daten nicht mehr ohne Verschlüsselung bzw. Festschreibung an den Steuerberater/die Steuerberaterin weiterleiten. Werden im Steuerbüro Änderungen vorgenommen, müssen diese eindeutig erkennbar sein!

Bei der Führung von Büchern in elektronischer oder in Papierform und sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen darüber hinaus folgende Anforderungen beachtet werden:

Nachvollziehbarkeit/Nachprüfbarkeit

Die Buchungen und die sonst erforderlichen Auf-zeichnungen müssen durch einen Beleg nachgewiesen sein oder nachgewiesen werden können (Belegprinzip). Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen (progressive (vom Beleg bis zur Umsatzsteuer-Voranmeldung) und retrograde (von der Steuererklärung bis zum Geschäftsvorfall) Prüfbarkeit).

Vollständigkeit

Die Geschäftsvorfälle müssen vollzählig und lückenlos aufgezeichnet werden (Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht). Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung der Bareinnahmen bedeutet aber nicht, dass diese in der Praxis einzeln gebucht werden müssen. Ausreichend ist die Verbuchung der zusammengefassten Tageslosung.

Tipp
Verkauft Ihr Mandant Waren von geringem Wert an eine Vielzahl ihm unbekannter Kunden, ist er nicht verpflichtet, Einzelaufzeichnungen zu führen. Des Weiteren kann ihm nach der Art der Geschäftsvorfälle bzw. nach dem betrieblichen Ablauf nicht zugemutet werden, jeden Geschäftsvorfall zu dokumentieren.

Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen

Es muss ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung bestehen: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO täglich festgehalten werden. Werden bei der Erstellung der Bücher Geschäftsvorfälle nicht laufend, sondern nur periodenweise gebucht bzw. den Büchern vergleichbare Aufzeichnungen nicht laufend, sondern nur periodenweise erstellt, ist dies nicht zu beanstanden, wenn

  • die Erfassung der unbaren Geschäftsvorfälle eines Monats bis zum Ablauf des folgenden Monats erfolgt und
  • durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt ist, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen, z.B. durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen, durch Ablage in besonderen Mappen und Ordnern oder durch elektronische Grund(buch)aufzeichnungen in Kassensystemen, Warenwirtschaftssystemen, Fakturierungssystemen etc.

Ordnung

Der Grundsatz der Klarheit verlangt auch für EDV-Registrierkassen sowie für PC-(Kassen-)Systeme u.a. eine systematische Erfassung und übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen. So verstößt etwa eine Sammelaufzeichnung von nichtsteuerbaren, steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen ohne genügende Kennzeichnung i.d.R. gegen steuerrechtliche Anforderungen (z.B. Aufzeichnungspflichten i.S.d. § 22 UStG). Die Umsätze sollten daher besser von vornherein getrennt aufgezeichnet werden.

Unveränderbarkeit

Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden (können), dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.

Kassensturzfähigkeit

Nach ständiger Rechtsprechung des BFH und der Finanzgerichte erfordert eine ordnungsmäßige Buchführung, dass sämtliche Geschäftsvorfälle nach der zeitlichen Reihenfolge und mit ihrem richtigen und erkennbaren Inhalt festgehalten werden. Jederzeit soll es möglich sein, den Sollbestand nach dem Kassenbuch mit dem Istbestand der Geschäftskasse auf die Richtigkeit zu prüfen.

Beachte
Bei fehlender Kassensturzfähigkeit ist die Buchführung eines Betriebs formell und materiell nicht ordnungsgemäß. Denn die fehlende Kassensturzfähigkeit stellt einen so gewichtigen Mangel dar, dass die sachliche Richtigkeit der ausgewiesenen Ergebnisse zweifelhaft ist.

Elf Grundsätze für ein ordnungsgemäßes Kassenbuch
  1. Der Mandant/die Mandantin muss das Kassenbuch selbst führen bzw. den Kassenbericht selbst erstellen!
  2. Keine Buchung ohne Beleg.
  3. Belege müssen fortlaufend nummeriert sein.
  4. Der Kassenbestand darf/kann nie negativ sein.
  5. Geldverschiebungen zwischen Bank und Kasse müssen festgehalten werden (Geldtransit).
  6. Privateinlagen und -entnahmen aus der Kasse sind täglich aufzuzeichnen. (Es sind jeweils Eigenbelege zu erstellen!)
  7. Private Vorverauslagungen und deren Erstattung aus der Kasse sind als Ausgabe zu erfassen (Datum ist das Datum der Auszahlung aus der Kasse).
  8. Eintragungen im Kassenbuch dürfen nachträglich nicht mehr verändert oder unkenntlich gemacht werden. Bei fehlerhaften Eintragungen wird eine Streichung so vorgenommen, dass die ursprüngliche Eintragung noch lesbar bleibt. Anschließend erfolgt eine Berichtigung mittels neuer Eintragung.
  9. Die Tagesfolge darf nicht willkürlich sein (z.B. 16.05.; 09.05.; 17.05. ). Sollte die Verarbeitung eines Tages versehentlich unterblieben sein, muss das Kassenbuch neu verfasst werden.
  10. Eine regelmäßige Kassenprüfung (durch Nachzählen!) ist unerlässlich.
  11. Kassenaufzeichnungen müssen so geführt sein, dass der Sollbestand jederzeit mit dem Istbestand verglichen werden kann.

Neue Merkblätter zur Kassenbuchführung

Das Landesamt für Steuern Niedersachsen hat zwei aktuelle Merkblätter zur Ordnungs-mäßigkeit der Kassenbuchführung (Stand 22.02.2019) herausgegeben. Das erste Merkblatt betrifft die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung bei Verwendung einer elektronischen Kasse, das zweite Merkblatt beschreibt die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung bei Verwendung einer offenen Ladenkasse.

Neue Muster-Verfahrensdokumentation zur Kassenführung

Der Deutsche Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. hat im April 2019 eine neue Muster-Verfahrensdokumentation zur ordnungsmäßigen Kassenführung bekanntgegeben.

Eine Verfahrensdokumentation ist die Basis für die Beweiskraft einer konventio¬nellen oder IT-gestützten Kassenführung sowie der damit verbundenen sonstigen handels- und/oder steuerrechtliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Die Folgen fehlender Ordnungsmäßigkeit können weitreichend sein: z.B. Nichtanerkennung von Betriebsausgaben, Zuschätzungen von Betriebseinnahmen oder Gewinnen, bis hin zu Zwangsmitteln, Bußgeldern und ggf. Steuerstrafverfahren.

Wesentliche Voraussetzung für die progressive und retrograde Prüfbarkeit (§ 145 Abs. 1 Satz 1 AO) im Rahmen von steuerlichen Betriebsprüfungen ist die Verfahrensdokumentation der Kassensysteme. Die Unternehmer/Unternehmen sind verpflichtet, detailliert zu beschreiben, wie Prozessdaten (hier: Kassendaten), Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden, ohne dass die digitalen Grundaufzeichnungen einer Veränderung (Grundsatz der Unveränderbarkeit, § 146 Abs. 4 AO) unterliegen. Für das Verfahren der ordnungsmäßigen Kassenführung soll somit ein klar geregelter Prozess vorliegen, der zur Vermeidung von Risiken in der steuerlichen Außenprüfung – ggf. mit Unterstützung fachkundiger Personen (z.B. des Steuerberaters) – konzipiert wird.

Die Muster-Verfahrensdokumentation zur ordnungsmäßigen Kassenführung dient dem kassenführenden Unternehmer dazu, seinen individuellen Prozess der Kassenführung auf Basis zahlreicher Hinweise für die organisatorische Ausgestaltung und mit passenden Formulierungsvorschlägen einzurichten und zu dokumentieren.

Porträt von Michael Puke

Michael Puke

Dipl.-Fw. Michael Puke ist Geschäftsführer des Studienwerks der Steuerberater in NRW e.V. und selbstständiger Steuerberater sowie Autor von Steuerfachliteratur. Unter anderem bearbeitet Herr Puke seit vielen Jahren einen bekannten Steuerratgeber und Bücher zur Prüfungsvorbereitung für Steuerfachangestellte.