Aufgrund des Gesetzes zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens gilt für Steuererklärungen seit dem Veranlagungszeitraum 2017 die sogenannte Belegvorhaltepflicht. Diese besagt, dass Belege grundsätzlich nicht mehr zusammen mit der Steuererklärung beim Finanzamt eingereicht, sondern nur noch für etwaige Beleganforderungen vorgehalten werden müssen. Zur Vermeidung einer Vielzahl von Rückfragen und Beleganforderungen hat die Finanzverwaltung die folgenden Empfehlungen zur Belegvorlage ausgesprochen.
Grundsatz
Bei einigen Sachverhalten kann es sinnvoll sein, Belege gleich mit der Steuererklärung einzureichen, um Rückfragen vorzubeugen. Je bedeutender ein steuerlicher Sachverhalt ist, desto höher sind die Anforderungen an die Belegvorlage. Ein steuerlicher Sachverhalt ist i.d.R. bedeutend, wenn er
- neu bzw. erstmalig oder einmalig ist,
- einen außergewöhnlichen (Geschäfts-)Vorfall darstellt,
- sich gegenüber dem Vorjahr erheblich ändert oder
- eine spürbare steuerliche Auswirkung nach sich zieht.
Tipp
Eine Liste mit konkreten Sachverhalten, bei denen die Finanzverwaltung eine Belegvorlage empfiehlt, finden Sie weiter unten.
Maßnahmen zur Reduzierung von Rückfragen
Rückfragen der Finanzämter und die Anforderung ergänzender Unterlagen führen zu Mehrarbeit bei allen Beteiligten und verlängern die Bearbeitungsdauer der Steuererklärungen. Die folgenden Maßnahmen können helfen, Rückfragen zu reduzieren:
- Prüfen Sie die allgemeinen Angaben zur steuerpflichtigen Person/zu den steuerpflichtigen Personen auf Aktualität (z.B. hinsichtlich der Bankverbindung).
- Sofern Sie mit der Steuererklärung Belege angekündigt haben, reichen Sie diese zeitnah ein.
- Legen Sie Anträge und sonstige Schreiben nicht den Belegen bei, sondern senden Sie diese zur schnelleren Zuordnung getrennt.
- Reichen Sie authentifizierte Erklärungen nicht zusätzlich in Papierform ein.
- Reichen Sie die Erklärungen eines Steuerfalls nach Möglichkeit gemeinsam ein.
- Reichen Sie Belege – bis zur Möglichkeit einer digitalen Belegübermittlung – in Papierform ein. Zur schnelleren Abwicklung von Beleganforderungen erscheint es jedoch sinnvoll, dass steuerliche Berater die bei der Erstellung der Erklärung vorhandenen Belege bereits heute in elektronischer Form vorhalten.
- Machen Sie möglichst genaue und aussagekräftige Angaben.
NICHT AUSSAGEKRÄFTIG | AUSSAGEKRÄFTIG
|
|---|---|
Spende: 250,- € | SOS-Kinderdorf (06/2017): 250,- € |
Fortbildung: 700,- € | Ärztekongress Berlin (23.-26.03.2017); Teilnahmegebühr: 700,- € |
Reparaturen: 800,- € | Lohnanteil Reparatur Heizung v. 26.06.2017 (Heizungsbau GmbH): 800,- € |
Krankheitskosten: 1.500,- € | Zahnbehandlung v. 16.12.2017 (Dr. Hans Mayer): 1.500,- € |
- Geben Sie keine Gesamtsummen an, sondern – wenn möglich – die Einzelpositionen, und nutzen Sie Mehrfachzeilen.
- Geben Sie die Daten kennzifferngerecht in die Steuererklärung ein.
- Die Steuerverwaltung geht davon aus, dass alle relevanten Angaben bereits in der Steuererklärung vorgenommen werden. Soweit im Ausnahmefall relevante Sachverhalte nicht in der Steuererklärung angegeben werden können, haben Sie die Möglichkeit, auf „Ergänzende Angaben zur Steuererklärung“ aufmerksam zu machen (durch Kennzeichnung in der ab VZ 2017 neuen Zeile 98 der Steuererklärung). Gleiches gilt, wenn Sie bei den in der Steuererklärung erfassten Angaben bewusst eine von der Verwaltungsauffassung abweichende Rechtsauffassung zugrunde gelegt haben. Hier bedarf es dann einer konkreten Sachverhaltsdarstellung. Ferner sollte die abweichende Rechtsauffassung begründet werden.
Falls Sie mit der Steuererklärung lediglich Belege und Aufstellungen einreichen wollen, ist kein Eintrag in der neuen Zeile vorzunehmen. „Ergänzende Angaben zur Steuererklärung“ mit Kennzeichnung in der Zeile 98 in der Steuererklärung führen zwingend zur personellen Fallbearbeitung im Finanzamt, wodurch sich die Bearbeitungszeit der Steuererklärung verlängert.
Steuererklärung/ | Sachverhalt | Beleg/Nachweis |
|---|---|---|
Mantelbogen | erstmalige Zahlung dauernder Lasten | zugrundeliegender Vertrag (über Vermögensübertragung) |
erstmalige Geltendmachung einer Behinderung (bzw. bei Änderung oder Verlängerung) | Nachweis der Behinderung nach § 65 EStDV | |
Anlage Vorsorgeaufwand | eigene Beiträge zu berufsständischen Versorgungseinrichtungen | Bescheinigung der Versorgungseinrichtung |
Anlage Unterhalt | erstmalige Zahlung von Auslandsunterhalt | Unterhaltsbescheinigung, Zahlungsnachweis |
Bescheinigung EU/EWR
| Antrag auf (fiktive) unbeschränkte Steuerpflicht gem. § 1 Abs. 3 EStG | Bescheinigung EU/EWR der ausländischen Steuerbehörde zur ESt-Erklärung |
Anlage N | ermäßigte Besteuerung wegen Entlassungsentschädigung/Abfindung, Arbeitslohn für mehrere Jahre | Vertrag/sonstige Unterlagen/Erläuterungen
|
Fälle des § 41b Abs. 3 EStG (LSt-Bescheinigungsdaten werden nicht übermittelt) | besondere Lohnsteuerbescheinigung | |
erstmalige Geltendmachung von doppelter Haushaltsführung | Nachweise (z.B. Mietvertrag für doppelten Haushalt, Nachweise über Fahrtkosten, detaillierte Kostenaufstellung) | |
erstmalige Geltendmachung eines häuslichen Arbeitszimmers | Darstellung der Voraussetzungen, Wohnflächenermittlung, Kostenübersicht | |
Anlage AUS/ Anlage N-AUS | ausländische Einkünfte | Nachweis der Besteuerung im Ausland |
Anlage G/Anlage S/Anlage L
| Aufgabe oder Veräußerung eines Betriebs (§§ 14, 16 EStG)
| Schlussbilanz, ggf. Übergangsgewinn, Aufgabegewinnberechnung, Vertragsunterlagen |
| Vorgänge zu § 17 EStG | Vertragsunterlagen, Angaben zum Erwerbszeitpunkt und zur Höhe der Beteiligung, ggf. Nachweise zur Inanspruchnahme |
Erwerb oder Veräußerung eines Grundstücks | Kauf- bzw. Veräußerungsvertrag, Ermittlung der AfA-Bemessungsgrundlage (ggf. Kaufpreisaufteilung nach dem Verhältnis der Verkehrswerte), Darlehensverträge oder sonstiger Finanzierungsnachweis | |
Anlage KAP | Erträge aus Kapitalanlagen bei Kreditinstituten im Ausland | Nachweis zur anrechenbaren ausländischen Steuer |
Fälle der Ersatzbemessungsgrundlage | Nachweis der Anschaffungskosten | |
Anlage V | erstmalige Vermietung (analog: Verpachtung)
| Mietvertrag, Kaufvertrag, Ermittlung der AfA-Bemessungsgrundlage (ggf. Kaufpreisaufteilung nach dem Verhältnis der Verkehrswerte), Darlehensverträge oder sonstiger Finanzierungsnachweis |
Mietausfälle/Leerstandszeiten | Erläuterungen, ggf. Nachweise | |
Anlage Kind | Schulgeld im Erstjahr | Vertrag/Rechnung, Zahlungsnachweis |
Kinderbetreuungskosten im Erstjahr
| Betreuungsvertrag, Zahlungsnachweis | |
Umsatzsteuerjahreserklärung
| USt-Organschaft | Übersicht über die Zusammensetzung der Umsätze und Vorsteuern |
signifikante Abweichung zwischen Voranmeldung und Jahreserklärung | Erläuterung | |
Feststellungserklärungen
| Ausscheiden/Eintritt von Gesellschaftern, Umwandlung, Einbringung in die Personengesellschaft | Verträge und ggf. die dazugehörigen Registeranmeldungen |
Verluste bei beschränkter Haftung i.S.d. § 15a EStG | Kapitalkontenentwicklung | |
Anlage EÜR | Abgabe der Anlage EÜR | Kontennachweise zur Gewinnermittlung |
Körperschaftsteuererklärung
| Änderung der Beteiligungsverhältnisse sowie der vertraglichen Vereinbarungen mit Anteilseignern und diesen nahestehenden Personen | Verträge/Gesellschafterbeschlüsse bzw. Begründung für die Änderung |
Umwandlungen und Einbringungen
| Verträge und ggf. die dazugehörigen Registeranmeldungen | |
anrechenbare Kapitalertragsteuer
| Steuerbescheinigung zur anrechenbaren Kapitalertragsteuer |
Quelle: Bayerische Steuerverwaltung, Schreiben v. 01.01.2018
Michael Puke
Dipl.-Fw. Michael Puke ist Geschäftsführer des Studienwerks der Steuerberater in NRW e.V. und selbstständiger Steuerberater sowie Autor von Steuerfachliteratur. Unter anderem bearbeitet Herr Puke seit vielen Jahren einen bekannten Steuerratgeber und Bücher zur Prüfungsvorbereitung für Steuerfachangestellte.