Vorsteuerabzug sichern: So ist die Leistungsbeschreibung in Rechnungen richtig

Leistungsbeschreibung

Die Rechnung muss eine Leistungs­be­schrei­bung enthalten (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG). Bei Lieferungen sind die handelsübliche Bezeichnung und die Menge der gelieferten Gegen-stände anzu­geben. Handelsübliche Sammelbezeich­nungen (z.B. Büromöbel, Schrauben, Schnittblumen etc.) sind zulässig, solange es sich nicht um all­gemeine Bezeichnungen handelt, z.B. Büro­bedarf oder Geschenkartikel.

Die Angabe eines Markennamens ist nicht erforderlich. Das BMF hat dazu Stellung genommen, ob in einer Rechnung über die Lieferung von Handys zwingend die IMEI-Nummer (International Mobile Station Equipment Identity Number) als handelsübliche Bezeichnung anzugeben sei. Das BMF hält die Angabe für nicht erforderlich, so dass ein Vorsteuerabzug auch dann möglich ist, wenn beispielsweise bei der Lieferung einer größeren Anzahl von Mobilfunkgeräten die Angabe der einzelnen IMEI-Nummern fehlt (BMF-Schreiben v. 01.04.2009 – IV B 8 - S 7280 a/07/10004).

Bei einer sonstigen Leistung ist es ausreichend, dass die erbrachte Leistung eindeutig identifiziert werden kann. Es sind daher Art und Umfang anzugeben. Zu allgemein gehaltene Leistungsbeschrei-bungen sind jedoch nicht ausreichend, da eine leichte Nachprüfbarkeit und Identifizierung der Leistung nicht möglich ist. Die Rechnungsangaben müssen eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen, über die abgerechnet worden ist. Was zur Erfüllung dieser Voraussetzungen erforderlich ist, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls.

Der BFH hat es als nicht ausreichend an­gesehen, wenn in einer Rechnung die Leistung mit „für technische Beratung und Kontrolle im Jahr 1996“ bezeichnet wurde (BFH, Urt. v. 08.10.2008 – V R 59/07). Diese Recht­sprechung hat der BFH fortgeführt (BFH, Beschl. v. 05.02.2010 – XI B 31/09). Danach ist es nicht ausreichend, wenn die Rechnung nur allgemeine Beschreibungen enthält wie beispielsweise „Trockenbauarbeiten“, „Fliesen­arbeiten“ oder „Außenputzarbeiten“. Sie genügen jedenfalls dann nicht, wenn sich die Leistungen weder aus den weiteren Angaben in der Rechnung noch aus ggf. in Bezug genommenen Geschäftsunterlagen weiter kon­kretisieren lassen. Daher sind zu all­ge­meine Angaben, insbesondere bei sons­tigen Leistungen, zu vermeiden. Gegebenen­falls ist ein Hinweis auf weitere Geschäfts­unter­lagen wie beispielsweise schriftliche Verträge oder Ausschreibungsunterlagen in der Rechnung aufzunehmen.

Handel mit Kleidungsstücken und Modeschmuck

Das FG Hessen hat in einem umfang­reicheren Streitverfahren u.a. zur ord-nungsgemäßen Leistungsbeschreibung Stel­lung genommen. Die Finanzrichter in Hessen gehen davon aus, dass auch bei niedrig­preisigen Waren eine genaue Beschreibung des Liefergegenstands erforderlich ist (FG Hessen, Urt. v. 12.10.2017 – 1 K 547/14).

Auch bei massenhaftem Handel mit T-Shirts und Blusen aus dem Niedrigpreissegment reicht es nach Auffassung des FG nicht aus, bloße Gattungsangaben vorzunehmen (z.B. Shirts, T-Shirts, Blusen, Kleider, Jacken). Vielmehr muss eine weiter gehende Umschreibung der Ware erfolgen. Dies können z.B. Herstellerangaben bzw. die jeweilige Angabe der Eigenmarke oder der Modelltyp sein. Ebenso sind Angaben zur Farbe und Größe sowie eine Artikel- oder Chargen­nummer erforderlich. In Betracht kommt auch die Benennung von Größe, Farbe, Material, ggf. Sommer- oder Winterware, Schnittform, z.B. langer oder kurzer Arm, lange oder kurze Hose, Jogginghose etc.

Zu allgemein gehaltene Lieferbeschreibungen seien nicht handelsüblich. Das Fehlen jeg­licher weiterer Umschreibungen der Artikel lässt eine eindeutige und mit begrenztem Aufwand nachprüfbare Feststellung der Liefe­rungen, über die mit den vorgelegten Rech­nungen abgerechnet worden ist, nicht zu. Auch im Hinblick auf die im vier- und fünf­stelligen Bereich liegende Anzahl der in den Rechnungen aufgeführten Artikel ist die Gefahr einer willentlichen oder unwillent­lichen mehrfachen Abrechnung der Leistung in einer anderen Rechnung nicht auszu­schließen.

Finanzverwaltung muss Informationen zum Vorsteuerabzug aus anderen Dokumenten als der Rechnung prüfen

Der EuGH hat sich mit der Frage der Leistungsbeschreibung in seinem Urteil vom 15.09.2016 (Rs. C-516/14, Barlis) befasst. In dem Verfahren aus Portugal war streitig, ob für eine ordnungsgemäße Rech­nung die Leistungsbeschreibungen aus­reichend präzise waren. Die Klägerin ist eine Gesellschaft, die Hotels und Restaurants betreibt. Sie nahm zwischen 2008 und 2010 juristische Dienstleistungen einer Anwalts­kanzlei in Anspruch. Darüber wurden vier Rechnungen ausgestellt, die folgende Leistungsbeschreibungen enthielten:

• „Vom 1. Dezember 2007 bis zum heutigen Tag erbrachte juristische Dienstleistungen“,
• „Honorare für von Juni bis zum heutigen Tag erbrachte juristische Dienstleistungen“,
• „Honorare für bis zum heutigen Tag erbrachte juristische Dienstleistungen“,
• „Honorare für vom 1. November 2009 bis zum heutigen Tag erbrachte juristische Dienstleistungen“.

Die portugiesische Finanzverwaltung versagte den Vorsteuerabzug, da die Leistungs­beschrei­bungen in den Rechnungen unzurei­chend seien. Dagegen lässt der EuGH den Vor­steuerabzug zu, da sich die erforderlichen Informationen über die konkreten Leistungen aus anderen Dokumenten entnehmen lassen. Die Finanz­behörden dürfen den Vorsteuer­abzug nicht allein deshalb verweigern, weil die Rechnung, die der Steuerpflichtige besitzt, nicht die formalen Voraussetzungen erfüllt, obwohl diese Behörden über alle notwendigen Informationen verfügen, um zu prüfen, ob die materiellen Voraussetzungen für die Ausübung dieses Rechts vorliegen. Die Angaben, die eine Rechnung enthalten muss, soll es den Steuerverwaltungen ermöglichen, die Entrichtung der geschuldeten Steuer und ggf. das Bestehen des Vorsteuer­abzugsrechts zu kontrollieren. Grundsätzlich sind auch nach Auffassung des EuGH die Leistungsbeschreibungen zu allgemein gewe­sen. Insbesondere ließ sich auch der Zeitpunkt der Leistung nicht bei allen Rechnungen genau bestimmen.

Die Finanzverwaltung kann aber den Vor­steuer­abzug nicht versagen, wenn sie die erforderlichen Informationen für den Vorsteu­erabzug auch aus anderen Dokumen­ten erfahren kann. Die Finanzverwaltung darf sich daher nicht auf die Prüfung der Rech­nung selbst beschränken. Sie hat auch die vom Steuerpflichtigen beigebrachten zusätz­lichen Informationen zu berücksich­tigen. Die Finanzverwaltung musste somit im Streitfall auch die Informationen, die sich aus den nachgereichten Unterlagen bzw. Annexen ergaben, berücksichtigen.