3 Tipps wie Sie Mandanten Kompliziertes einfach erklären

Das Steuerrecht – und alles, was damit zusammenhängt – ist ja nicht gerade unkompliziert. Das gilt selbst für uns Profis. Ganz besonders aber für Ihre Mandanten. Statt es den Mandanten immer wieder zu erklären, gibt es eine bessere Strategie: Erklären Sie es so einfach wie möglich und sparen Sie sich gerade im erste Schritt die Details. Hier die wichtigsten drei Tipps zum Thema „Einfach erklärt“.

Tipp 1: Nach der 4 + 2 Regel erklären

Diese Regel aus der Kommunikations-Psycho­logie besagt, dass unser Gehirn immer nur 4 + max. 2 Informationen auf einmal verarbeiten kann. Gerade Ihr Mandant als „Steuer-Laie“ ist darauf angewiesen, dass Sie einfach erklären. Geben Sie ihm also am besten nicht mehr als 4 Informationen auf einmal. Wichtig ist an dieser Stelle auch eine übersichtliche Struktur der Informationen.

Beispiel

Bei der privaten PKW-Nutzung sind diese Punkte wichtig:

  • Über 50 % geschäftliche Nutzung/unter 50 % geschäftliche Nutzung

  • Wenn unter 50 %: Kosten je km ansetzbar

  • Wenn größer 50 %: mit Fahrtenbuch/ohne Fahrtenbuch

Mehr muss der Mandant im ersten Schritt nicht wissen, um die Grundentscheidung treffen zu können.

Die Königsklasse: Sie haben ein Schaubild für den Mandanten (gerade in diesem Beispiel gut machbar

Tipp 2: Informationen aufteilen

Beim Erklären in unserem beruflichen Umfeld geht es nicht um die reine Wissensvermittlung. Es geht immer darum, den Mandanten bei einer Entscheidung zu beraten oder ihn zu einem bestimmten Handeln zu bringen. Da ist die Versuchung groß, ihn durch noch mehr Informationen und Details zu überzeugen – Oft erreichen Sie damit das Gegenteil. Durch einen Information-Overkill hindern Sie Ihren Mandanten an der Entscheidung. Er „schaltet ab“. Liefern Sie Ihrem Mandaten daher nur die wirklich wichtigen Entscheidungskriterien in klarer, kurzer Form.

Beispiel

Welche Gesellschaftsform soll der Existenzgründer wählen? Da ist Deutschland das Land der unbegrenzten Möglichkeiten. Aber auch hier können Sie einfach erklären:

  • Unterscheidung Kapitalgesellschaften/ Personengesellschaften
  • Entscheidungskriterien: Kapitalaus-stattung, Haftungsrisiko, Aufwand für Formvorschriften

Darauf folgt die erste Grobentscheidung. Weiter geht es mit der nächsten Ebene: Welche der möglichen Personengesellschaften ...

Tipp 3: Erkennen, wann Mandanten nicht mehr folgen können

Sehr hilfreich ist es, als Erklärender zu merken, ab wann Mandanten währen eines Gesprächs nicht mehr folgen können. Wann ein Mandant also nicht mehr rational entscheiden kann oder will. Dann nämlich übernimmt das steinzeitliche Reptiliengehirn die Oberhand. Das kennt vereinfacht zwei Reaktionsweisen: Flucht oder Angriff.

Achten Sie auf folgende Verhaltensweisen:

  • Ihr Mandant verschiebt die Entscheidung
  • Ihr Mandant konzentriert sich auf Nebensächlichkeiten (Tippfehler etc.)
  • Ihr Mandant stellt Ihre Kompetenz in Frage („Sie sind ja noch so jung ...)

Bei diesen Indizien fragen Sie unbedingt nochmal nach, ob der Mandant etwas nicht verstanden hat bzw. nochmals erklärt haben möchte.

Porträt von Cordula Schneider

Cordula Schneider

Cordula Schneider ist Steuerberaterin und Kanzleiberaterin. In der delfi-net Kanzleiberater GbR berät sie Steuerkanzleien insbesondere auf den Gebieten Kanzleiorganisation, Strategie und Mitarbeiterführung (www.delfi-net.de).